Terug naar Kennisbank overzicht

Leasefiets van de zaak – bijtelling en kosten

Een lekker vol artikel over de fiets van de zaak: bijtelling, kosten voor de werkgever, reiskostenvergoeding en btw-aftrek bij de Belastingdienst

Het leasen van een leasefiets van de zaak is eenvoudig want je werknemers mogen de fiets ook privé gebruiken zonder een rittenadministratie bij te houden. Of je voor je werknemers een voorkeur hebt voor een elektrische fiets (e-bike) of standaard fiets maakt niet uit. Fietsen is gezond, de reikwijdte van een elektrische leasefiets helpt en zo omzeilt je personeel eventueel een volle trein of bus. Elektrische fietsen zijn populair maar kosten per stuk behoorlijk wat. Een elektrische fiets van de zaak leasen is om die reden aantrekkelijk. Waar moet je als werkgever op letten als je een e-bike als leasefiets van de zaak wilt aanbieden?

Leasefiets van de zaak vergoeden, verstrekken of uitlenen

Je kunt als werkgever van een fiets voorzien door die te vergoeden, verstrekken of uit te lenen (ter beschikking te stellen). In het laatste geval spreek je van een fiets van de zaak. Bij een vergoeding schaft je werknemer een fiets aan en daarvoor geef je hem een (gedeeltelijke) vergoeding. De fiets is eigendom van je werknemer. Verstrek je liever de fiets vanuit je onderneming? Dan koop je de fiets en schenk je die aan je werknemer.

Belastingvrij vergoeden en verstrekken zakelijke fiets

Wil je een (elektrische) fiets vergoeden of verstrekken? Dat kan voor de werknemer alleen belastingvrij als het loonvoordeel wordt opgenomen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. De zakelijke kilometers die de werknemer met de vergoede of verstrekte fiets fietst mag je als werkgever onbelast vergoeden. Dit kan op grond van een gerichte vrijstelling voor maximaal € 0,19 per kilometer.

Fiets van de zaak

Een leasefiets van de zaak stel je ter beschikking aan je werknemers. Je koopt als onderneming de fiets of sluit een leasecontract af en je geeft vervolgens je fiets van de zaak in bruikleen aan je werknemer. De leasefiets is dus nog steeds jouw eigendom maar je werknemer mag het gebruiken. Het ter beschikking stellen van een fiets geldt niet als loon als de werknemer de fiets alleen zakelijk gebruikt. Maar het is aannemelijk dat je werknemer de leasefiets ook privé gebruikt. Er wordt aangenomen dat als de fiets van de zaak voor woon-werkverkeer gebruikt kan worden er sprake is van privégebruik van een zakelijke leasefiets. Is dat het geval dan wordt het loonvoordeel van de fiets van de zaak op een forfaitaire bedrag gezet.

Bijtelling fiets van de zaak

De verplichte bijtelling voor het privé gebruiken van een fiets van de zaak is 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets. Een vermindering (tot max. €0,-) op het te belasten loonvoordeel is mogelijk als de werknemer zelf een bijdrage levert aan het privégebruik van de leasefiets van de zaak (een eigen bijdrage). Wil je dat het loonvoordeel niet voor de medewerker belast wordt, dan is de enige manier om het voordeel als eindheffingsloon in de vrije ruimte te brengen. Door de vastgestelde bijtelling van 7% per 1 januari 2020 hoef je geen lastige berekening meer te maken om te bepalen welk bedrag je ieder tijdvak bij het loon van je werknemer moet tellen.

Berekenen bijtelling fiets van de zaak

Een voorbeeld. Stel dat een werknemer een fiets van de zaak van zijn baas least. De (elektrische) fiets heeft een waarde van € 3.200. De medewerker mag de fiets van de zaak ook privé gebruiken.  Je moet dan als werkgever jaarlijks 7% x € 3.200 = € 224 bij het loon van de werknemer tellen. Dit komt neer op ongeveer € 18,67 per maand.

Leasefiets kosten voor werkgever

Hoe draag je de kosten voor de fiets van de zaak? Dit en alles over de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR). Naast wat het je als werkgever kost, mag je jezelf ook afvragen wat het jouw bedrijf oplevert. Misschien lastig te meten; maar misschien een lager ziekteverzuim door fit personeel. Er zijn drie manieren om als werkgever de fiets van de zaak te betalen:

• Je betaalt de leasekosten van de fiets van de zaak volledig.
• Je betaalt de leasekosten van de leasefiets gedeeltelijk en je medewerker betaalt het andere deel.
• Je faciliteert: je medewerker betaalt de leasekosten van de fiets door er brutoloon voor in te ruilen.

Hoeveel je dus als werkgever wilt bijdragen aan je zakelijke leasefiets is aan jou. De werknemer betaalt sowieso de 7% bijtelling voor de fiets van de zaak. De fiets van de zaak valt dus in zijn geheel buiten de vrije ruimte, ook al is er de mogelijkheid om de bijtelling ten laste van de vrije ruimte brengen. Hierbij maakt het niet uit of je als werkgever een bijdrage geeft of alleen faciliteert. Een verstrekking of vergoeding van de fiets valt wel binnen de vrije ruimte.

Fiets van de zaak overnemen

Een werknemer heeft bij bijna alle aanbieders van leasefietsen de mogelijkheid om de fiets na afloop van de looptijd over te nemen. Meestal gaat het om een bedrag van ongeveer 15 tot 25% van de nieuwwaarde van de fiets van de zaak.

Reiskostenvergoeding en de leasefiets van de zaak

Een onbelaste vergoeding van de met de leasefiets gemaakte kilometers is niet mogelijk. Omdat er bij een fiets van de zaak sprake is van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Je mag de onbelaste reiskostenvergoeding wel verstrekken voor de dagen dat je medewerker met de auto, het openbaar vervoer of lopend naar het werk gekomen is.

Onbelaste reiskostenvergoeding en fiets van de zaak

Je kunt de onbelaste reiskostenvergoeding die je niet meer hoeft te vergoeden over de dagen dat je werknemer met de fiets van de zaak naar het werk komt op een andere manier besteden. Je trekt dan het bedrag aan onbetaalde onbelaste reiskostenvergoeding af van het leasebedrag van de fiets. Dit is vooral interessant als je gekozen hebt om de leasefietsregeling alleen te faciliteren en geen bijdrage te leveren aan de maandelijkse leasekosten. Je verplaatst dus de kilometervergoeding naar een lager leasebedrag voor de fiets van de zaak. Maar nu is het geen netto-kilometervergoeding meer maar een bruto-uitkering aan de werknemer. Het levert je misschien een paar euro voordeel per maand op, maar het kan. Dus laat het toepassen door je salarisadministrateur als je dat ziet zitten.

Leasefiets goedkoper voor werknemer

Voor jou als werkgever is het niet nodig om een bijdrage te leveren aan de leasefietsregeling voor je werknemers. Je werknemers hebben namelijk een bruto-nettovoordeel als ze de leasefiets aan het eind van de leasetermijn overnemen. Om die reden is het leasen van een fiets voor de werknemer goedkoper dan het in één keer aanschaffen van een standaard fiets of e-bike.

Meer voordelen fiets van de zaak

Een zakelijke leasefiets heeft nog meer voordelen. Denk dan aan de gezondheid van je medewerkers, een bijdrage aan een groen mobiliteitsbeleid en misschien een besparing op parkeer- en ov-kosten. Nog een voordeel: voor je salarisadministratie heeft een fiets van de zaak weinig gevolgen want de meeste administratieve handelingen neemt de leaseaanbieder meestal voor zijn rekening.

Btw aftrek leasefiets van de zaak

Je mag alleen de hele btw van een (lease)fiets aftrekken bij een waarde van € 749 of minder. Een elektrische fiets is vaak een stuk duurder. De btw-aftrek voor een e-bike is bij een leasetermijn van 36 maanden eigenlijk alleen mogelijk in (een deel van) het eerste jaar.

Leasefiets en de Belastingdienst

Op Belastingdienst.nl staat onder de noemer ’toegestane aftrek personeelsvoorzieningen’ ook de leasefiets van de zaak en de eigen bijdrage genoemd. De rekenvoorbeelden zijn erg nuttig. Lees meer over het btw aftrek van de leasefiets bij de Belastingdienst.

Werknemer uit dienst, leasefiets inleveren?

Let even op als je werknemer vertrekt voordat de leasetermijn erop zit. Stel je de leasefiets ter beschikking (fiets van de zaak dus) dan moet de aanstaande ex-werknemer zijn fiets inleveren of afrekenen. Ook als hij de fiets niet meer nodig heeft voor zijn werk. Wat zijn de opties?

• De werknemer kan het leasecontract misschien meenemen naar de nieuwe werkgever
• Hij kan een andere werknemer vinden in jouw bedrijf
• Hij betaalt de leasetermijnen af.

In het laatste geval vervalt het bruto-nettovoordeel maar de werknemer hoeft de service- en verzekeringskosten niet meer te betalen. Leg de verschillende opties voor vroegtijdige uitdiensttreding bij een leasecontract vast in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Misschien kan je leasefiets-aanbieder je hierbij helpen.

Anderen bekeken ook

• Bijtelling
• Fitte medewerkers; zijn maaltijden op de werkplek of een fiets van de zaak voordelig?
• Het fietsplan wordt fiets van de zaak
• Bijtelling berekenen Motor van de Zaak