Na het inloggen met je persoonlijke email en wachtwoord zie je bovenstaande portal. Helemaal aan de linkerkant staat er een menu, hierin kan er geschakeld worden tussen het beginscherm, info van de medewerkers en de loonopdracht.

In het kader staat links de bedrijfsgegevens, in het midden de loonruns en rechts de pensioen- en loonaangiftes die gedaan zijn. Rechts bovenin kun je ook zien in welke periode je je bevindt, in het voorbeeld is dat 2020-04. De periode is essentieel bij het wijzigen van de gegevens, deze gegevens zullen dus pas wijzigen vanaf 01-04-2020 in dit voorbeeld.

In het linker kader staan de bedrijfsgegevens die bij ons bekend zijn en de bedrijfscontactpersoon. Deze gegevens zijn vrij eenvoudig up-to-date te houden. Je kunt hier namelijk de adres- en bankgegevens aanpassen door op die tekst te klikken. Hierna wordt er een pop-up getoond waarin je de gegevens kunt aanpassen.

In het middelste kader de Salarisdocument viewer met de loonrun per periode. Per loonrun leveren wij een aantal bestanden op, denk hierbij aan werkgeverloonstroken (met meer informatie over o.a. werkgeverskosten en specificatie loonheffing die toegepast wordt), maar ook de werknemerloonstroken met alle informatie die jouw werknemer graag wilt weten en zien. Voor meer informatie over de inhoud van de loonstrook hebben wij een speciale pagina ontwikkeld. Ook leveren wij standaard per loonrun: een betaaloverzicht, een SEPA bestand, verzamelde loonstaat, Werkkostenregeling overzicht en de loonjournaalposten.

In het rechter kader de Loonaangifte viewer met de naar de Belastingdienst gestuurde loonheffingaangiftes. Hier ziet je in één oogopslag het te betalen bedrag en betalingskenmerk. Wanneer je op het vergrootglas klikt dan krijg je het loonheffingsformulier. Voor meer informatie over de inhoud van het loonheffingsformulier hebben wij een speciale pagina ontwikkeld. Wanneer er informatie naar de Belastingdienst wordt gestuurd ontvang je tevens een email met het te betalen bedrag, betalingskenmerk en uiterste betaaldatum.

In het blok eronder staan de ingediende Pensioen exports  die naar het pensioenfonds zijn gestuurd. Ben je bij je huidige salarisadministrateur gewend dat zij een bepaald bestand bij de loonrun opleveren, maar zie je dit er nu niet bij staan? Vraag het ons, want ons systeem kan meer dan wij in onze basis aanbieden.

Onderaan alle kaders staat een blauwe “meer…” knop. Wanneer je hierop klikt kom je op een pagina waarbij je rechtsboven het jaartal kunt wisselen. Zo kun je altijd terug in de tijd en de salarisdocumenten vinden die in jouw financiële administratie verwerkt moeten worden.

Hetzelfde geldt voor de loonaangiftes. Wanneer je op het vergrootglas klikt dan komt er een pop-up met het loonaangifteformulier. Het icoon er rechts naast is voor een XML die in bepaalde software ingelezen kan worden. In het overzicht zie je alle loonaangiftes onder elkaar met per periode het te betalen bedrag en betalingskenmerk.

Per loonrun leveren wij een aantal standaard bestanden op. Wanneer je op de tekst klikt komt er een pop-up met bijvoorbeeld de loonstroken van die run. Rechtsboven zie je de naam van de medewerker waarvan de loonstrook te zien is. Als er een correctie in voorgaande periode meegenomen is dan zitten er meerdere loonstroken in deze loonrun. Rechtsboven kun je dan voor die medewerker schakelen tussen de loonstroken.

Tevens vind je per loonrun de loonjournaalposten en kun je deze in verschillende bestandstype downloaden. Loonjournaalposten zijn kostensoorten en de bedragen die je in jouw financiële administratie overneemt. Dit doe je in een memoriaalboeking in jouw administratiepakket. Raadpleeg je software leverancier hoe je deze boekingen moet maken. Jouw accountant kan ook jaarlijks om de loonjournaalposten vragen, kijk voor de cumulatieve jaar loonjournaalposten in de laatste map van het jaar: Jaarwerk 20xx

Salarisadministratie loopt gelijk aan een kalenderjaar. Elk jaar wordt daarom afgerond met een Jaarwerk 20XX map. Hier vind je informatie over de salarisadministratie van het hele jaar. Natuurlijk vind je hier de jaaropgaves van jouw medewerkers (die zij ook in hun medewerkersportal kunnen bekijken), maar ook de cumulatieve loonjournaalposten die jouw accountant graag ontvangt of de verzamelde loonstaat die jouw verzekeraar wilt hebben.

Omdat geen bedrijf hetzelfde is bieden wij de data in verschillende vormen aan en gaan wij er vanuit dat er een goede vorm bij zit die bij jouw bedrijf past.

Dit zeggen onze klanten

Medewerkers

Als je in het snel menu op medewerkers heeft geklikt, kom je in het volgende scherm:

Links is er een kolom bijgekomen en daar staan de namen van de medewerkers. Door op hun naam van de medewerker te klikken is het mogelijk om de informatie over de medewerker te bekijken. Per medewerker zijn er diverse tabbladen aan de bovenzijde van het scherm:

• Home: Dit is het standaard scherm met een overzicht van de informatie van de medewerker. Ook kun je hier de gewerkte uren en dagen van de volgende periode run verwerken.
• Loonstroken: Dit is een previewer van de loonstroken die gemaakt zijn plus de eerstvolgende loonstrook.
• Algemeen: Hier staan alle algemene gegevens van de medewerker zoals personalia, de loonheffingen instellingen en medewerker login.
• Dienstverband: Hier kan je alle betrekkingen vinden op het dienstverband, het salaris aanpassen voor aankomende periode en/of het aantal standaard werkuren per week aanpassen. Eventuele uit dienst melding of nieuwe contracten moeten worden doorgegeven aan ons. Wij zullen deze dan op de juiste manier verwerken.
• Arbeidsvoorwaarden: Hier kunnen extra looncomponenten worden toegevoegd zoals reiskostenvergoeding, extra gewerkte uren, reservering vakantiegeld en/of een auto van de zaak. Ook staan hier CAO en branche regelingen incl. percentages gespecificeerd.

HOME – samenvatting

Op deze pagina vind je de belangrijkste informatie van een medewerker. Het is een samenvatting van de andere tab’s en hierdoor zie je in één oogopslag alle informatie van de medewerker. In de linker kolom kun je de gewerkte uren en dagen invoeren voor de eerstvolgende te verlonen periode. Als deze gegevens bij alle flexibele contracten (NUL-uren-contracten) zijn verwerkt kan de loonrun gestart worden. In de middelste kolom zie je de Personalia van de medewerker met o.a. zijn voor- en achternaam, adresgegevens en IBAN-nummer. Via de ‘Meer…’ knop kun je nog meer informatie ophalen.

Bij het Rooster zie je het aantal vaste uren en dagen dat de medewerker per week werkt volgens zijn contract. Tevens zie je dit vertaald in het aantal FTE. Klik op de ‘Meer…’ knop om te zien op welke dag van de week de medewerker X aantal uur werkt.

Bij Salaris zie je de loonafspraak staan. Dit kan een vast salaris zijn, maar ook een uurloon.

Onder Looncomponenten kunnen wij vaste additionele loononderdelen (in netto of bruto) verwerken. Dit kan een vast component zijn die elke maand terugkomt (denk aan reiskosten) of een eenmalig looncomponent (denk aan een bonus).

In de rechterkolom is het dienstverband zichtbaar. Hierin staat wanneer de medewerker in dienst is gekomen en tot wanneer zijn of haar huidige contract loopt. Bij Loonheffingen is te zien of de loonheffingskorting wordt toegepast of niet en hoe hoog het Jaarloon Bijzonder tarief is. En bij Reserveringen staat de reserveringsopbouw van het vakantiegeld met het percentage en het actuele bruto reserveringssaldo van de medewerker.

Hoe verwerk je de uren van een oproepkracht?

Op het Homescherm vind je links het kopje Extra Uren/Dagen, hier klik je op het grijze plusje. Je krijgt een pop-up waar je de uren in kunt vullen. Klik vervolgens op de regel Dagen. In deze pop-up zet je het aantal dagen gewerkt. Controleer de loonstrook in de tab: “Loonstroken’, hier komt de loonstrook van de eerstvolgende loonrun te staan.  Als alle gegevens bij alle medewerkers kloppen ben je klaar en klik je in het linker menu naar Loonopdracht.

Loonopdracht overzicht

Als je in het snel menu op loonopdracht hebt geklikt, zie je het onderstaande scherm:

Bovenaan kun je zien of de loonheffing per periode al is verzonden (groen gemarkeerd) of wat de status hiervan is.

In het linker kader staat de eerstvolgende loonrun die gemaakt kan worden.

In het middelste kader staan de loonruns en de standaard bestanden die wij maken. Denk hierbij aan werkgeverloonstroken (met meer informatie over o.a. werkgeverskosten en specificatie loonheffing die toegepast wordt), maar ook de werknemerloonstroken met alle informatie die jouw werknemer graag wilt weten en zien. Ook leveren wij standaard per loonrun: een betaaloverzicht, een SEPA bestand, verzamelde loonstaat, Werkkostenregeling overzicht en de loonjournaalposten. Bent je bij je huidige salarisadministrateur gewend dat zij een bepaald bestand bij de loonrun opleveren, maar ziet je dit er nu niet bij staan? Vraag het ons, want ons systeem kan meer dan wij in onze basis aanbieden.
Via “meer…” kun je tevens terug naar voorgaande jaren. Hierdoor heb je altijd toegang tot alle loonruns en documenten.

In de rechter kolom staan de ingestuurde loonaangiftes. Via het vergrootglas kun je de informatie en specificatie ophalen en tevens naar PDF exporteren. In het kader daaronder staan de exports naar het pensioenfonds en op dezelfde manier kun je de informatie ophalen.