Hierbij een uitleg over hoe de verlofmodule werkt. Als werkgever heb je de mogelijkheid om een verlof aanvraag op 2 manieren te controleren en te accorderen. Dit kan via de mail en via de portal. Op deze pagina zullen wij beide manieren laten zien. Ook is het mogelijk om het verlof van de medewerker zelf in te voeren en direct te accorderen.
Lees tevens een uitleg wat de cijfers in het overzicht betekenen en bekijk het voorbeeld om het echt te snappen.
Je komt nu op de volgende pagina en ziet hier een overzicht van alle openstaande verlofaanvragen van het personeelsbestand in het bedrijf. Klik ergens op de regel om het verlof te accorderen of af te wijzen .
Vervolgens opent er de volgende pop-up. Klik op de actie wat je met de verlof aanvraag wilt doen.
De medewerker krijgt hier een melding van in de app en via de e-mail. Hierin leest dd medewerker of de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.
Klik in de linkerbalk op medewerker en kies de medewerker. Ga naar het kader Verlof. Hier zie je de verlofaanvragen staan. Bij status zie je of je deze afgekeurd of goedgekeurd hebt, of nog moet goedkeuren.
Zodra een medewerker een verlof aanvraag heeft ingediend, ontvang je als leidinggevende hier een mail van.
Je kan via deze e-mail deze de verlof aanvraag direct Goedkeuren of Afwijzen.
Hierna opent het volgende scherm in een browser ter bevestiging.
De verlof aanvraag is nu goedgekeurd en verwerkt. Ook ontvang je hier nog een bevestigings e-mail over.
Je weet ondertussen hoe je de verlofmodule moet gebruiken, maar hoe lees je de gegevens hier nu van?
Je ziet hier veel getallen staan, hieronder vind je een overzicht wat deze getallen inhouden:
Voor het saldo kijken wij naar de onderkant van het overzicht. Deze getallen vind je ook rechtsonder aan de loonstrook.
Beginsaldo: Dit is het beginsaldo van dit jaar dat meegenomen wordt uit het voorgaande jaar.
In dit voorbeeld is er 40 uur meegenomen van voorgaande jaar naar het huidige jaar.
Opgenomen: Dit is het aantal uur dat de medewerker dit jaar al verlof heeft opgenomen of goedgekeurd gepland heeft staan. De specificatie zie je in het deel daarboven.
Opgebouwd: Dit is het saldo wat de medewerker dit jaar al heeft opgebouwd tot en met deze periode.
In dit voorbeeld (januari) bouwt de medewerker 16 verlof uren per maand op, wat neer komt op 24 vakantiedagen per jaar. Elke maand zal er dus 16 uur bij dit saldo opgeteld worden.
Huidige Saldo: Dit is het saldo wat de medewerker tot de periode nog op kan nemen aan verlof uren.
Let op! Dit saldo kan zowel positief als negatief zijn. Als de medewerker nu 3 weken verlof neemt (in de toekomst goedgekeurd heeft gekregen), creëert het systeem negatieve uren. Deze worden in de aankomende maanden minder doordat de opbouw erbij komt. Hier de medewerker maandelijks weer verlofuren opbouwt.
In het overzicht hierboven en rechts, neemt de medewerker 40 uur mee van het voorgaande jaar. In januari vraagt de medewerker een week verlof aan (40 uur) en bouw in januari 16uur verlof op. Het saldo is dus 40 – 40 + 16 = 16.
In februari krijgt hij akkoord op de vakantie van maart (40 uur) en bouwt weer 16 vakantie-uren op. Het saldo is dan 40 – 80 + 32 = -8
(hij heeft nu een negatief saldo omdat de geplande vakantie al bij de uren opgenomen wordt geteld, maar nog niet qua verlofuren is
opgebouwd)
In maart bouwt hij weer 16 verlofuren op en eindigt op een saldo van 40 – 80 + 48 (32+16) = 8.
In mei wordt zijn zomervakantie van juni toch nog goedgekeurd; het saldo Opgenomen wordt verhoogd met 80uur/2wk, de berekening is dan; 40 – 160 + 80 = -40. Dit negatieve saldo zal in de aankomende maanden weer gecompenseerd worden door de 16 uur p/mnd opgebouwde verlofuren. Tot het einde van het jaar is er nog 72uur verlof op te nemen.
