Loonheffingennummer aanvragen: Alles wat je moet weten
Ben je van plan om je eerste werknemer in dienst te nemen? Dan moet je een loonheffingennummer aanvragen bij de Belastingdienst. Zonder dit nummer kun je geen aangifte loonheffingen doen, en dat is wél verplicht zodra je personeel gaat betalen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een loonheffingennummer is, waarom je het nodig hebt en hoe je het eenvoudig aanvraagt.
Wat is een loonheffingennummer?
Een loonheffingennummer is een uniek identificatienummer dat je van de Belastingdienst ontvangt zodra je je aanmeldt als werkgever. Dit nummer is gekoppeld aan jouw onderneming en wordt gebruikt bij jouw loonheffingsaangifte. Je hebt het nummer nodig om aangifte te kunnen doen van ingehouden loonheffingen (loonbelasting, premies voor volks- en werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)).
De Belastingdienst gebruikt het loonheffingennummer om jouw aangiften en betalingen correct te verwerken. Het nummer staat op officiële brieven zoals de aangiftebrief loonheffingen, waarin ook vermeld staat over welke periodes je aangifte moet doen (per maand of per vier weken).
Zonder dit nummer kun je geen loonheffingen afdragen — en dat is verplicht zodra je personeel in dienst neemt. Daarom is het belangrijk om dit nummer op tijd aan te vragen.
Bij de start van een onderneming ontvang je van de Belastingdienst automatisch een fiscaal nummer waarmee je onder andere aangifte kunt doen voor de omzetbelasting. Maar let op: als je personeel in dienst neemt, moet je altijd zélf een loonheffingennummer aanvragen. Deze krijg je dus niet automatisch na het starten van een onderneming.
Wanneer moet je een loonheffingennummer aanvragen?
De verwerking van je aanvraag duurt meestal 4 tot 6 weken dus het is verstandig om dit tijdig in gang te zetten, bij voorkeur vóór de eerste salarisbetaling. Lukt dat niet? Geen probleem. Een loonheffingennummer kan met terugwerkende kracht worden geactiveerd en wij kunnen de salarisadministratie vervolgens met terugwerkende kracht verwerken. Zo blijft de administratie overzichtelijk en netjes en voldoe je aan jouw verplichtingen richting de Belastingdienst.
Tip: start de aanvraagprocedure zodra het arbeidscontract ondertekend is, of zelfs iets daarvoor. Zo weet je zeker dat je loonheffingennummer op tijd binnen is en je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.
Hoe kun je een loonheffingennummer aanvragen?
Het aanvragen van een loonheffingennummer doe je bij de Belastingdienst. Dit kan je uiteraard zelf doen, of je kan gebruik maken van onze aanvraag service:
1. Download het formulier ‘Loonheffingen Aanmelding Werkgever’
Klik hier om het formulier te downloaden
2. Vul het formulier volledig in
Geef aan wat voor soort onderneming je hebt, in welke sector je actief bent en wanneer de eerste werknemer in dienst treedt.
3. Verzend het formulier per post naar de Belastingdienst
Je ontvangt daarna binnen enkele weken meerdere brieven van de Belastingdienst:
- Je loonheffingennummer
- Een aangiftebrief loonheffingen met informatie over de aangifteperiodes
- Een sectorindeling (niet van toepassing bij een loonheffingennummer voor DGA-verloning)
- Het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk (niet van toepassing bij een loonheffingennummer voor DGA-verloning)
Let op: je moet dit nummer ook doorgeven aan je salarisadministrateur of boekhouder.
Hulp nodig bij je loonheffingen?
Het aanvragen van een loonheffingennummer is pas de eerste stap. Daarna ben je als werkgever verplicht om op tijd en correct aangifte te doen, elke maand of elke 4 weken. Daarbij komen allerlei regels, looncomponenten en veranderende premies kijken. Dat kan behoorlijk ingewikkeld zijn, zeker als je er niet dagelijks mee bezig bent.
Wij nemen die zorgen graag van je over. Of je nu net begint met personeel of al langer mensen in dienst hebt: wij bieden een betrouwbare en betaalbare oplossing. Benieuwd wat het uitbesteden van salarisadministratie kost? Zie onze tarieven pagina
Wat als je (tijdelijk) geen personeel meer hebt?
Het kan voorkomen dat je (tijdelijk) geen personeel meer in dienst hebt. In dat geval zijn er twee opties voor hoe je omgaat met je loonheffingennummer.
Heb je slechts een korte periode geen werknemers, bijvoorbeeld tussen twee dienstverbanden in? Dan is het vaak het meest praktisch om je loonheffingennummer actief te houden en in de tussentijd nihil-aangiftes in te dienen. Daarmee geef je aan de Belastingdienst aan dat er in die periode geen personeel in dienst is.
Verwacht je echter dat je voor langere tijd, of misschien wel definitief, geen personeel meer zult hebben? Dan is het verstandiger om je loonheffingennummer op te zeggen bij de Belastingdienst. Vanaf dat moment ben je vrijgesteld van de aangifteplicht en hoef je dus ook geen (nihil-)aangiften meer te doen. Wees je er van bewust dat je een nieuw loonheffingennummer zal moeten aanvragen op het moment dat er weer personeel in dienst komt.
Twijfel je wat in jouw situatie het handigst is? Wij denken graag met je mee en kunnen je adviseren over de beste keuze.
Besloten om je loonheffingennummer op te zeggen? Lees hier meer over in onze blog het opzeggen of schorsen van je loonheffingennummer
Conclusie: loonheffingennummer aanvragen? Regel het op tijd
Een loonheffingennummer aanvragen is verplicht zodra je personeel in dienst neemt. Door dit op tijd en correct te regelen voorkom je gedoe met de Belastingdienst. Heb je hulp nodig bij de aanvraag of bij je salarisadministratie? Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag verder.