Vakantiedagen, vakantiegeld en overige

Home » Kennisbank » Vakantie » Vakantiedagen, vakantiegeld en overige

Vakantiedagen, vakantiegeld en overige

Hey bazen en leidinggevenden! Tijd om te babbelen over dat vakantiegeld en die vakantiedagen. Als werkgever is het niet alleen cijfers op een spreadsheet, maar een kans om je team happy en productief te houden. In deze blog kijken we hoe je dat slim aanpakt, zodat iedereen blijft glimlachen – zowel jouw bedrijf als je geweldige team. Laat dat vakantiefeest beginnen!

Inhoud

Vakantiedagen

Op hoeveel vakantiedagen heeft een werknemer recht?

Hoewel we vaak spreken van vakantiedagen, wordt een vakantie eigenlijk berekend in uren. Een werknemer heeft minimaal recht op vier keer het aantal uren dat hij of zij per week werkt. Als iemand bijvoorbeeld veertig uur per week werkt, heeft diegene recht op 160 vakantie-uren per jaar. Veel bedrijven delen dit echter door acht, de gemiddelde duur van een werkdag, om zo op vakantiedagen uit te komen.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Bij een werkweek van veertig uur, heb je dus minimaal recht op twintig vakantiedagen. Dit zijn je wettelijke vakantiedagen. Als goede werkgever mag je natuurlijk meer vakantiedagen in de arbeidsovereenkomst aandienen. Dit zijn secundaire arbeidsvoorwaarden, die een werknemer interessant kan vinden en zo bij jou komt werken. Alle dagen boven het minimale recht noemen we bovenwettelijke vakantiedagen. In de cao of arbeidsovereenkomst staat of iemand bovenwettelijke vakantiedagen ontvangt én hoeveel dit er zijn.

Overwerken omzetten in vrije dagen (tijd voor tijd)

Heeft jouw werknemer overgewerkt? Dan kan je daar als werkgever op twee manieren voor belonen: in extra vrije tijd (verlofuren) of in betaalde overuren. Welke van de twee van toepassing is staat in de cao of arbeidsovereenkomst. Wanneer je de overuren uitbetaald, zullen deze uren tegen het omgerekende loon extra als brutoloon op de loonstrook gezet worden. Bij verlofuren spreken we van tijd voor tijd: een werknemer krijgt extra vrije tijd voor de uren die boven contractafspraak zijn gewerkt.

Hoe lang mag ik ongebruikte vakantiedagen meenemen?

Ongebruikte wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Vakantie-uren die een werknemer bijvoorbeeld in 2022 heeft opgebouwd, vervallen op 1 juli 2023. In een cao of schriftelijke arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn staan.

Bovenwettelijke vakantiedagen kan je daarentegen een stuk langer meenemen, deze zijn vijf jaar geldig.

Welke vakantiedagen gebruik je als eerst?

Aangezien bovenwettelijke vakantiedagen veel langer ‘houdbaar’ zijn dan wettelijke vakantiedagen, moet je als werkgever altijd eerst de wettelijke dagen afschrijven. Pas daarna mag je de bovenwettelijk vakantiedagen afschrijven.

Vakantiegeld

Op hoeveel vakantiegeld heeft een werknemer recht?

Een werknemer heeft recht op een bedrag van minimaal acht procent van het bruto jaarsalaris van het afgelopen jaar. De wettelijke term hiervoor is vakantiebijslag, maar vaker noemen we het vakantiegeld of vakantietoeslag. Het vakantiegeld wordt berekend over het loon van afgelopen jaar. Andere betalingen zoals winstuitkering of een eindejaarsuitkering tellen niét mee bij deze berekening van bruto jaar salaris.

Is een werknemer ziek? Dan loopt de opbouw van vakantiegeld gewoon door.

Op de loonstrook ben je verplicht om het opgebouwde vakantiegeld te vermelden. Zo heeft de werknemer overzicht op hoeveel vakantiegeld hij of zij nog zal ontvangen.

Wanneer betaal je vakantiegeld uit?

De meeste werkgevers betalen vakantiegeld in de maand mei of juni uit, tegelijkertijd met het salaris. Je kan er echter ook voor kiezen om het vakantiegeld op een ander moment in het jaar uit te betalen. Daar is wel een schriftelijke overeenkomst voor nodig. Het vakantiegeld moet in ieder geval eens per twaalf maanden worden uitbetaald.

Maandelijks vakantiegeld uitkeren

Ook kan er in een cao of arbeidsovereenkomst staan dat het vakantiegeld maandelijks uitgekeerd wordt. Een werknemer krijgt dan elke maand bovenop het brutoloon het vakantiegeld uitbetaald. Hier wordt vaak gebruik van gemaakt bij oproepovereenkomsten/nulurencontracten, maar kan ook bij een vast dienstverband voor alle partijen fijn zijn. De medewerker heeft direct beschikking over het vakantiegeld en de werkgever heeft een meer constante cashflow.

Vakantiegeld reserveren

Ook kan er in een cao of arbeidsovereenkomst staan dat het vakantiegeld maandelijks uitgekeerd wordt. Een werknemer krijgt dan elke maand bovenop het brutoloon het vakantiegeld uitbetaald. Hier wordt vaak gebruik van Wanneer een werknemer uit dienst gaat wordt het opgebouwde vakantiegeld meteen uitbetaald. Het is als werkgever dus raadzaam om bij elke salarisuitbetaling acht procent apart te zetten. Bij de laatstgenoemde regeling is dit niet van toepassing, omdat je deze acht procent al maandelijks uitgekeerd hebt. Er zijn dus geen potjes meer te vereffenen bij uitdiensttreding.

Onvoorziene omstandigheden omtrent je vakantie

Vakantieaanvraag afwijzen

Een werknemer heeft het hele jaar hard gewerkt en kijkt uit naar een welverdiende vakantie. Jij besluit de vakantieaanvraag af te wijzen. Mag dat zomaar?

Nou, zeker niet zomaar. Maar in de volgende drie gevallen wel.

1. Er zijn gewichtige redenen of er is een zwaarwegend bedrijfsbelang
Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer de bedrijfsvoering ernstig verstoort door op vakantie te gaan, omdat veel andere collega’s in dezelfde periode vrij nemen. Je moet als werkgever wel uitleggen waarom de bedrijfsvoering verstoort wordt. Ga in gesprek en zoek een alternatief samen. Misschien kan de werknemer bijvoorbeeld wel een weekje later op vakantie?

2. De werknemer heeft niet genoeg vakantiedagen voor de duur van zijn of haar gewenste vakantie
Je mag de aangevraagde vakantie uiteraard ook afkeuren als de werknemer niet genoeg vakantiedagen heeft. Hierom is het voor beide partijen erg handig om precies te weten op hoeveel vakantiedagen de werknemer recht heeft. Vind je het lastig om overzicht te houden? Check onze verlofmodule eens!

3. In de cao of de arbeidsovereenkomst staat dat de werknemer in een bepaalde periode vakantie op moet nemen of juist niet weg mag
Het kan zijn dat er in de cao of arbeidsovereenkomst staat dat werknemers in bepaalde periodes geen vakantie mogen opnemen. Bijvoorbeeld omdat het in jouw branche of bedrijf extra druk is in die specifieke periode.

Ook ben je als werkgever altijd verplicht om binnen twee weken te reageren op het vakantieverzoek. Reageer je niet? Dan is de vakantie toegekend. Mocht je wat meer tijd nodig hebben, dan moet je ook een goede reden geven binnen de eerste twee weken.

Ziek worden tijdens vakantie

We gaan er natuurlijk niet vanuit, maar het kan gebeuren dat een werknemer ziek wordt tijdens een vakantie. Als dat gebeurt dan worden vakantiedagen omgezet in ziektedagen. De werknemer kan deze vakantiedagen dus later opnieuw opnemen. De werknemer moet zich wel houden aan het afgesproken verzuimprotocol en zich op tijd ziek melden.

In de volgende gevallen mag je als werkgever wél vakantiedagen inhouden als een werknemer ziek wordt op vakantie:

Als hier afspraken over staan in de cao of arbeidsovereenkomst.
Als schriftelijk is vastgelegd dat je als werkgever vakantiedagen in mag houden als een werknemer ziek wordt tijdens een vakantie.
Als een werknemer zelf toestemming geeft om de ziektedagen af te trekken van vakantiedagen.

Deze inhouding van vakantiedagen mogen echter alleen van de bovenwettelijke vakantiedagen afgeschreven worden.

Ongeluk tijdens vakantie

Nog iets waar niemand op zit te wachten tijdens een vakantie, of überhaupt: een ongeluk krijgen. Denk bijvoorbeeld aan een been breken tijdens de wintersport. Vooral vervelend voor de desbetreffende werknemer, maar ook voor jou als werkgever heeft dit zeker gevolgen.

Wanneer de werknemer zich ziek meldt tijdens de vakantie door het ongeluk, werkt dit hetzelfde als met ziekte tijdens vakantie. De verlofdagen worden dan vanaf de ziekmelding niet in mindering gebracht, maar omgezet in ziektedagen. De werknemer kan deze vakantiedagen dus later opnieuw opnemen. De werknemer moet zich wel houden aan het afgesproken verzuimprotocol en zich op tijd ziek melden.

De werknemer heeft recht op doorbetaling van het loon in de periode dat hij of zij niet kan werken door het ongeval. Dit duurt maximaal 104 weken als je in die periode alles doet om je werknemer te re-integreren. Een doorbetaling van minimaal zeventig procent van het loon is verplicht, maar in veel arbeidsovereenkomsten en cao’s staat afgesproken dat de werkgever het eerste jaar honderd procent van het loon betaalt.

Vakantiedagen en -geld uitbetalen bij uitdiensttreding

Als een werknemer uit dienst treedt, krijgt die de vakantie-uren die niet meer opgenomen kunnen worden uitbetaald. Het gaat daarbij om zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen.

Het is ook een optie voor de werknemer om de vakantiedagen in de laatste werkperiode voor de uit dienst datum in te plannen. Hij of zij stopt dan dus eerder met werken maar wordt wel doorbetaald tot de laatste officiële dag. Tenzij de werkgever gewichtige redenen heeft om het opnemen van de vakantie te weigeren.

Je werknemer heeft recht op minimaal acht procent vakantiebijslag. Bij het ontbinden van zijn arbeidscontract moet de werkgever het opgebouwde saldo aan vakantiebijslag in de laatste loonstrook uitbetalen.

Administratie van vakantie

Je bent als werkgever verplicht om de opgebouwde en opgenomen vakantiedagen van werknemers overzichtelijk bij te houden. Met name bij het einde van een dienstverband kan er onenigheid ontstaan over het aantal vakantiedagen waar de werknemer nog recht op heeft. Voorkom dit en zorg voor een zorgvuldige administratie van vakantiedagen en vakantiegeld.

Dit kan via een Excelbestand.

Maar het kan nog makkelijker… Bij SimpeleLoonstrook willen we de salarisadministratie graag zo overzichtelijk en eenvoudig mogelijk houden. In onze eenvoudig opgezette portals behoud je het overzicht over de opgebouwde vakantiedagen via de verlofmodule. De medewerkers vragen verlof aan, jij keurt deze goed (of af). De opgebouwde en gebruikte verlofuren staan overzichtelijk in de portal en er is nooit meer discussie over het aantal verlofuren dat nog beschikbaar is. Lees meer over de verlofmodule!