De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers belastingvrij te vergoeden. Hiervoor geldt de zogenoemde vrije ruimte. Overschrijdt jouw organisatie deze vrije ruimte, dan ben je verplicht om een eindheffing van 80% te betalen. Hoe bereken je deze eindheffing en op welk moment moet je deze eindheffing afrekenen? In deze blog leggen we dit helder uit.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het percentage van de fiscale loonsom dat je belastingvrij mag gebruiken voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan je werknemers. Denk hierbij aan kerstpakketten, personeelsuitjes of een fietsplan. Voor 2024 bedraagt de vrije ruimte 1,92% over de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere. In 2025 is dit percentage verhoogd naar 2% over de eerste €400.000 van de loonsom.
Je kunt de vrije ruimte voor veel verschillende doeleinden gebruiken. Voorbeelden hiervan zijn:
Het organiseren van een personeelsuitje om teambuilding te stimuleren.
Het verstrekken van een kerstpakket aan werknemers.
Het aanbieden van een bedrijfsfiets aan werknemers.
Het bekostigen van een jubileumviering.
Deze lijst is niet uitputtend; er zijn nog meer mogelijkheden om de vrije ruimte te benutten. Het is belangrijk om te controleren of specifieke vergoedingen binnen de vrije ruimte vallen of dat er gerichte vrijstellingen gelden. Hiervoor raden we je aan om gebruik te maken van het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Hoe werkt de 80% eindheffing?
Op welk moment betaal je de eindheffing?
De 80% eindheffing over de overschrijding van de vrije ruimte moet je uiterlijk afdragen met de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar. Voor een organisatie die maandaangifte doet, is de deadline voor het aangeven en betalen van de eindheffing over het kalenderjaar 2024 dus met de aangifte loonheffingen van februari 2025.
Let op: als de inhoudingsplicht van jouw organisatie in de loop van het kalenderjaar eindigt, moet je de eindheffing eerder aangeven en betalen. In dat geval geldt de deadline voor het tijdvak waarin de inhoudingsplicht van de onderneming stopt.
Tips om overschrijding te voorkomen
- Houd de vrije ruimte bij gedurende het jaar: Gebruik een overzicht of tool om inzicht te houden in het verbruik van de vrije ruimte. Doen wij jouw salarisadministratie? Dan houden wij de vrije ruimte voor je bij, deze is altijd inzichtelijk in jouw online omgeving.
- Plan vergoedingen slim: Bekijk en bereken voordat je grote uitgaven, zoals bonussen of personeelsuitjes, gaat doen hoe veel vrije ruimte je nog beschikbaar hebt en of het wellicht slimmer is om deze uitgave uit te stellen naar volgend jaar.
- Overweeg alternatieve regelingen: Voor sommige vergoedingen kun je gebruikmaken van gerichte vrijstellingen (bijvoorbeeld reiskosten) in plaats van de vrije ruimte.
- Laat je adviseren: Schakel een specialist in om je te helpen bij het optimaal benutten van de WKR. Een ervaren (salaris)administrateur en/of accountant kan veel fouten voorkomen en je een hoop kosten besparen.
Rekenvoorbeeld eindheffing
Stel je hebt een totale bruto loonsom van € 50.000 voor 2024. De vrije ruimte binnen de WKR is in dit geval € 960 (1.92% van € 50.000).
Wanneer je in totaal € 1.200 hebt besteed binnen de vrije ruimte van de WKR zal je over € 1.200 – € 960 = € 240 eindheffing moeten betalen. Dit komt neer op € 192. Let wel, dit is een voorbeeld voor een eindafrekening voor het jaar 2024 waarbij de eindafrekening in 2025 plaatsvindt. De percentages voor 2025 zijn, zoals hierboven gemeld, hoger dan 2024.