Reiskostenvergoeding en de salarisadministratie
Basisregels van netto reiskostenvergoeding
In 2025 is de maximale belastingvrije vergoeding € 0,23 per kilometer. Je kunt echter een lagere of hogere vergoeding per kilometer afspreken. Als je meer vergoedt dan het maximum, moet het bedrag boven die grens als (bruto) loon op de loonstrook worden verwerkt. Hoe dat precies werkt, lees je verderop in dit artikel.
In eerdere jaren lag de maximale belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten iets lager. Dit komt natuurlijk door de inflatie en de steeds stijgende kosten. Of de huidige vergoeding voldoende is om alle kosten te dekken, staat vaak ter discussie, maar helaas is het bedrag de afgelopen jaren weinig gestegen.
2025: € 0,23 p/km
2024: € 0,23 p/km
2023: € 0,21 p/km
2022: € 0,19 p/km
2021: € 0,19 p/km
2020: € 0,19 p/km
Een uitzondering op de reiskostenvergoeding is het reizen met het openbaar vervoer. Als je medewerker met het openbaar vervoer reist, mag je deze kosten volledig vergoeden. Je kunt er echter ook voor kiezen om, net als bij reizen met eigen vervoer, de kilometers via Google Maps of de ANWB-routeplanner te berekenen en een onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer te geven.
Wanneer je een vaste reiskostenvergoeding wilt geven, hanteert de Belastingdienst een standaard van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime dienstverband. Dit aantal is gebaseerd op 5 dagen per week reizen naar de werkplek, met aftrek van het gemiddeld aantal vakantiedagen, ziektedagen en verlofdagen.
Voor een vaste reiskostenvergoeding geldt dat de medewerker minimaal 128 daadwerkelijke reisdagen per jaar naar de werkplek moet hebben. Als er dus ten minste 128 dagen per jaar naar kantoor wordt gereisd (bij een fulltime dienstverband), mag je voor de vergoeding uitgaan van 214 dagen. Voor medewerkers die minder dan 1,0 FTE werken, pas je deze getallen pro rata toe. Deze vaste vergoeding is bedoeld om de administratieve last te verminderen en zo een vast bedrag aan netto reiskosten eenvoudig te verwerken op de loonstrook.
Als medewerkers carpoolen met collega’s, zijn de regels onlangs aangescherpt. Meer hierover lees je op de volgende pagina: Carpoolen (belastingdienst.nl). Kort gezegd ligt het verschil bij de initiatiefnemer. Als de werkgever het carpoolen initieert, mag hij niet iedereen een vergoeding geven. Wel mag hij in dat geval de chauffeur vergoeden voor eventueel omrijden om andere werknemers op te halen. Als medewerkers onderling het carpoolen regelen, kun je wel iedereen de maximale belastingvrije vergoeding (of een andere afgesproken vergoeding) toekennen.
Vaste woon-werk reiskostenvergoeding in de loonstrook verwerken.
De Belastingdienst gaat uit van 214 werkbare dagen per jaar op fulltime basis voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding in de loonstrook. Wanneer een medewerker alleen een vergoeding voor woon-werkverkeer moet krijgen en dit bedrag elke maand hetzelfde moet zijn, kun je de volgende berekening gebruiken om de maximale belastingvrije vergoeding van € 0,23 per kilometer te berekenen:
Aantal kilometers enkele reis × 2 (voor de heen- en terugreis) × 214 werkbare dagen / 12 maanden (of 13 bij vierwekelijkse verloning) × € 0,23 × FTE (of delen door 5 dagen × aantal kantoordagen) = vaste woon-werkvergoeding in de loonstrook (per maand).
Voor een medewerker die 25,0 kilometer enkele reis van kantoor woont, ziet de berekening er als volgt uit:
25,0 km × 2 × 214 / 12 maanden × € 0,23 × 1,0 FTE = € 205,08 per maand.
Als deze medewerker geen fulltime dienstverband heeft, maar 4 van de 5 dagen werkt (0,9 FTE), dan wordt de berekening:
25,0 km × 2 × 214 / 12 maanden × € 0,23 × 0,9 FTE = € 184,57 per maand.
Je kunt natuurlijk ook een lagere kilometervergoeding afspreken. Je gebruikt dan dezelfde berekening, maar vult het lagere bedrag per kilometer in.
Mag ik meer reiskostenvergoeding geven dan het in de wet vastgelegde maximum bedrag per kilometer?
Laten we teruggaan naar de berekening van een vergoeding van € 0,50 per kilometer. Naast de eerder genoemde berekening voor de maximale belastingvrije vergoeding van € 205,08 (netto), moet je ook het belaste deel (bruto) berekenen.
Deze berekening verloopt op dezelfde manier, maar dan met het belaste deel van € 0,27 per kilometer (het verschil tussen € 0,50 en € 0,23):
25,0 km × 2 × 214 / 12 maanden × € 0,27 × 1,0 FTE = € 240,75 bruto.
Hieronder zie je een voorbeeld van een loonstrook. Het reguliere salaris bedraagt € 2.750 bruto, met daarbij de bruto reiskostenvergoeding van € 240,75. Over dit totaalbedrag wordt loonheffing van € 432,83 berekend en ingehouden. Onderaan de loonstrook zie je de netto reiskostenvergoeding van € 205,08. Uiteindelijk betaal jij als werkgever een nettoloon van € 2.763,- aan de medewerker. De netto-uitkomst van beide reiskostenvergoedingen wordt dus netjes in het nettoloon opgenomen en kan samen met het salaris in één keer worden uitbetaald.
Waarom is het soms beter om reiskosten buiten de salarisadministratie te vergoeden?
Bij SimpeleLoonstrook houden we de salarisadministratie graag eenvoudig. Vergoed je de maximale belastingvrije vergoeding van € 0,23 per kilometer of minder, dan kun je ervoor kiezen om de vaste vergoeding op te nemen in de loonstrook of buiten de salarisadministratie te houden. Vergeet dan niet om dit wel in de financiële administratie als kosten op te nemen.
Stel je voor dat je medewerker regelmatig met eigen vervoer zakelijke kilometers maakt, zoals een vertegenwoordiger die klanten bezoekt. Bij wisselende reiskostenvergoedingen (die netto mogen worden vergoed), adviseren wij om dit buiten de salarisadministratie te laten. Zo houd je de loonstrook overzichtelijk en voorkom je extra werk voor beide partijen. Wij raden aan om de wisselende kilometers via een kilometerdeclaratieformulier, inclusief verantwoording van de ritten, direct in de financiële administratie te verwerken. Op deze manier heb je bij een controle van de Belastingdienst, bijvoorbeeld over vier jaar, alle gegevens netjes paraat. Je hoeft dan niet in loonstroken of oude overzichten te duiken, laat staan te proberen te achterhalen waar je precies bent geweest en of de kilometers kloppen…
In de declaratie (aangemerkt als inkoop in de financiële administratie) staan het aantal gedeclareerde kilometers, de betaalde vergoeding en de specificatie van de ritten. Je kunt een voorbeeld zoals het onderstaande gebruiken—hoewel niet officieel goedgekeurd door de Belastingdienst, dus op eigen risico. Uit onze ervaring blijkt dat de volgende gegevens in de declaratie moeten worden geregistreerd, aangezien een inspecteur bijvoorbeeld een controle kan uitvoeren op je agenda of klantbezoeken.
- De gegevens van de medewerker die declareert (incl IBAN)
- Datum
- Startpunt adres
- Eindpunt adres
- Doel van de rit
- Kilometers (eventueel beginstand en eindstand kilometers vermelden)
- Eventueel kun je als aanvullende stukken ander bewijsmateriaal toevoegen, zodat deze rit zeker weten als zakelijk bestempeld wordt.
- Onderaan het overzicht kun je het totaal van de kilometers zetten * € 0,23 = te vergoeden bedrag.