Werkmaatschappij en Holding structuur: De managementfee factuur

Inleiding

Hoe zit het nu met die Managementfactuur?

Wanneer je besluit om een BV-structuur op te zetten, dan zal je waarschijnlijk vanuit de Holding salaris aan jezelf uitbetalen. Echter moet de Holding wel geld hebben om jouw salaris te kunnen betalen. Hiervoor zal je een Managementfactuur (MMF) moeten opstellen. Op zich is de constructie hiervan niet ingewikkeld, maar we krijgen geregeld de vraag van klanten om dit uit te leggen. Bij deze hebben we dit voor iedereen in dit blog uiteengezet.

Ben je benieuwd hoe de salarisadministratie voor een DGA in zijn werk gaat of wil je dit graag uitbesteden? Bekijk dan onze DGA Salarisadministratie pagina.

Is er personeel werkzaam in de werkmaatschappij? Dan heb je ook reguliere salarisadministratie voor de werkmaatschappij nodig.

Van een Eenmanszaak naar een BV structuur

Wanneer je een eenmanszaak hebt en besluit deze om te zetten naar een BV-structuur, dan zal je inkomstenbron als eigenaar veranderen. Normaal factureerde je je klanten en kreeg jij geld vanuit dezelfde bankrekening. Achteraf in je inkomstenbelasting moest je de (loon)belasting hierover afdragen. Schematisch zal het er zo uitzien:

Blauwe pijlen zijn de facturen die je van de eenmanszaak aan je klanten stuurde. De groene pijlen is de geldstroom van de betalingen.

Jij neemt geld op om van te leven en zal pas later via de inkomstenbelasting weten hoeveel belasting je uiteindelijk zal moeten afdragen.

Door het opzetten van een BV structuur zal het geld van jouw klanten binnen gaan komen in de Werkmaatschappij BV. Jij bent (in de meeste gevallen) in dienst van de Holding BV (die eigenaar is van de Werkmaatschappij BV). Je moet er dus voor gaan zorgen dat er geld van de Werkmaatschappij naar de Holding gaat vloeien. Dit doe je door een factuur (MMF) te sturen vanuit je Holding naar de Werkmaatschappij. Dit proces moet je los zien en niet te veel betrekken op jouw salaris/loonstrook. Er zijn namelijk meer kosten in je Holding en misschien wil je ook wel een beetje kapitaal (liquiditeit) in de holding krijgen voor een later moment.

Blauwe pijlen zijn facturen die gestuurd worden. De groene pijlen is de geldstroom van de betalingen.

Uiteindelijk krijg jij als DGA vanuit je Holding BV salaris uitgekeerd op je privérekening. Hier is de loonbelasting (voorheffing) dan al vanaf.

Heb je meerdere Werkmaatschappijen en een Holding?

Jij krijgt betaald vanuit je Holding via salarisadministratie. Voor je inspanningen krijg je een brutosalaris die aan het Gebruikelijk Loon moet voldoen. Het nettoloon zal je maandelijks op je privérekening gestort krijgen. Het is voor te stellen dat jouw Holding in meerdere Werkmaatschappijen participeert en dus vanuit meerdere Werkmaatschappijen management fee zal ontvangen.

Blauwe pijlen zijn facturen die gestuurd worden. De groene pijlen is de geldstroom van de betalingen.

Heb je meerdere Werkmaatschappijen en geen Holding?

Als je meerdere BV’s hebt en je levert in alle BV’s een inspanning waarvoor je beloond moet worden (lees loon uit moet ontvangen) dan kun je dit doen door in elke BV een salarisadministratie op te zetten. In de salarisadministratie kan je per BV bepaald een aantal uur laten verlonen. Wanneer je bijvoorbeeld voor 80% voor werkmaatschappij 1 en 20% voor werkmaatschappij 2 werkt, ben je dus bij beide werkmaatschappijen part-time in dienst. 

Let er echter op dat de Belastingdienst je soms verplicht om in elke BV aan het Gebruikelijk Loon te voldoen. Dat kan betekenen dat je 0.2 FTE werkt, maar wel het volledige Gebruikelijk Loon daarvoor moet ontvangen. Om deze reden alleen al is het verstandiger om een Holding tussen jou en de Werkmaatschappijen te plaatsen. Tevens zal je bij verkoop van de BV dan ook het bedrag van de aandelen in je Holding ontvangen en niet in privé. In privé moet je namelijk in hetzelfde jaar afrekenen (Belasting betalen over het verkregen inkomen), maar in de Holding is deze vrijgesteld. Pas op het moment dat jij dit geld uit de Holding haalt via salarisadministratie of dividend zal je de belasting gaan afdragen.

Alternatieven voor het zelf doen van de salarisadministratie

Fiscaal kun je jouw Eenmanszaak met terugwerkende kracht omzetten naar een BV-structuur. Je fiscale cijfers van het hele jaar zullen dan via de VPB (Vennootschapsbelasting) aan de Belastingdienst gestuurd worden en over de winst zal je dan Vennootschapsbelasting betalen. Waar je in het begin van het jaar dan juridisch een Eenmanszaak was, komen de cijfers van dat jaar in de financiële administratie van de BV.

Jouw inkomen (onttrekkingen) ging in de Eenmanszaak gewoon naar privé en in de inkomstenbelasting werd je afgerekend op het resultaat (winst) van de Eenmanszaak. Hierbij werd er geen rekening gehouden met de werkelijke onttrekking, maar wordt de (loon)belasting berekend op het resultaat op papier van dat jaar.

Stel je voor dat je in oktober de Holding BV bij de KvK inschrijft en je dit doet met terugwerkende kracht vanaf 1 januari van het jaar. Jouw gehele kalenderjaar inkomen moet nu via de salarisadministratie lopen. Echter kan het Loonheffingsnummer nooit starten voor de inschrijfdatum bij de KvK. Je kunt dan op een aantal manieren je inkomen van dit overgangsjaar verwerken:

• Je kunt (in goed overleg met je accountant/boekhouder) het brutosalaris over het eerste deel van het jaar in de inkomstenbelasting opgeven als Inkomsten uit overige werkzaamheden of als resultaat laten vallen van de vroegere Eenmanszaak. Hierdoor betaal je de (loon)belasting net als voorheen achteraf via de inkomstenbelasting. Voor de periodes waar het Loonheffingsnummer wel actief is kunnen wij via de salarisadministratie loonstroken voor je maken. Je betaalt dan via de Loonheffing direct de belasting daarover.
• Je Loonheffingsnummer start natuurlijk in oktober. Dit betekent dat je 3 maanden hebt om je jaarsalaris te verlonen. Dit betekent wel dat je waarschijnlijk “teveel” (loon)belasting in de loonstrook gaat inhouden. Bij de inkomstenbelasting zal dit echter gecorrigeerd worden en zal het “teveel” ingehouden verrekend worden met de rest van de inkomstenbelastingaangifte. We kunnen dit op een aantal manieren verwerken:
  • Je kunt je gewenste maandsalaris laten instellen, zodat je maandelijks je normale brutosalaris (minus loonheffing is nettosalaris) ontvangt. Echter verwerken wij dan in de eerste loonstrook een nabetaling salaris van het brutosalaris dat je in de eerdere periodes had willen verlonen. In deze eerste loonstrook zal je veel loonheffing betalen, maar daarna heb je wel goed zicht op je bruto- / nettosalaris.
  • Je kunt je jaar brutosalaris ook in 3 gelijke delen verdelen over de beschikbare loonstroken / periodes.

Heb je onlangs een BV en/of Holding opgericht en wil je graag ontzorgd worden op het gebied van salarisadministratie en benieuwd wat het jou per maand kost om je salarisadministratie door een expert te laten verzorgen? Kijk dan op onze tarieven pagina of vraag vrijblijvend een kostenindicatie aan.