De 30%-regeling in de salarisadministratie verwerken

Wanneer jij of één van je werknemers een beschikking 30%-regeling heeft toegekend gekregen vanuit de Belastingdienst, moet deze uiteraard nog verwerkt worden op de loonstrook.
Hoe dit in zijn werk gaat en de mogelijke uitzonderingen die hierbij komen kijken, leggen we je hieronder graag uit. Hierbij zullen we niet uitwijken naar de regels om in aanmerking voor toekenning 30%-regeling te komen en hoe deze regeling aangevraagd kan worden, maar puur naar het gedeelte van verwerking in de loonadministratie.

De 30%-regeling is een korting op het fiscaal loon (bruto loon) van de werknemer. Het fiscale loon is het loon waarover de loonheffing berekend wordt. Het loon dat belast wordt met loonheffing, wordt dus verlaagd met maximaal 30% (ook wel belastingvrije vergoeding genoemd) en over dit bedrag betaalt de werknemer nu dus maximaal 30% minder loonheffing. Na aftrek van deze loonheffing wordt het in mindering gebrachte bedrag van de 30%-regeling weer bij het netto salaris opgeteld. Zwart-wit komt het er dus op neer dat de werknemer dit deel van het salaris netto ontvangt.
Let erop dat er per 1 januari 2024 een wijziging heeft plaatsgevonden in de maximaal toe te passen belastingvrije vergoeding binnen deze 30%-regeling. Hierover lees je later in dit artikel meer.

Een belangrijke voorwaarde bij het toepassen van de 30%-regeling is dat het fiscale loon op jaarbasis nooit onder een door de Belastingdienst vastgesteld fiscaal minimum mag komen. Voorheen dienden werknemers specifieke kennis of kunde te beheersen die op de Nederlandse arbeidsmarkt moeilijk of niet te vinden is. Gezien dit erg lastig is aan te tonen, heeft de Belastingdienst ervoor gekozen om een inkomensnorm vast te stellen. Hierdoor kan enigszins de deskundigheid van de werknemer worden aangetoond. Deze normbedragen worden jaarlijks opnieuw vastgesteld.
Binnen deze voorwaarden komt er echter nog een uitzondering voor:
Voor de werknemer onder de 30 jaar, in het bezit van een Mastertitel behaald binnen het Nederlands Wetenschappelijk onderwijs, of een soortgelijke titel behaald in het buitenland, geldt een verlaagde fiscale norm.

Het fiscale minimum op jaarbasis voor werknemers zonder deze Mastertitel:

Het fiscale minimum op jaarbasis voor werknemers met deze (soortgelijke) Mastertitel:

Daarnaast stelt de Belastingdienst jaarlijks een maximaal salaris vast waarover de 30%-regeling mag worden toegepast. Voor het jaar 2024 is deze gesteld op € 233.000,- per jaar.

Belangrijke wijziging per 2027

Vanaf 2027 zal het percentage van de 30%-regeling aangepast worden. Vanaf 2027 is het percentage 27% van het salaris.

Wanneer de 30%-regeling voor 1 januari 2024 is ingegaan bij de medewerker mag er 5 jaar lang maximaal 30% van het salaris belastingvrij betaald worden.

Wanneer de 30%- regeling na 1 januari 2024 is ingegaan:

– Er mag in 2024, 2025 en 2026 tot maximaal 30% van het salaris belastingvrij uitgekeerd worden. Het minimale bedrag blijft voor deze jaren € 46.107,-

– Vanaf 2027 mag er maximaal 27% belastingvrij uitgekeerd worden. De inkomensnorm gaat in dit geval vanaf 2027 naar € 50.436,-

Door de voorwaarde van het minimale fiscale loon op jaarbasis ontstaan er dus twee situaties:
1. Op het loon mag de maximale belastingvrije vergoeding worden toegepast
2. Door toepassing van de maximale belastingvrije vergoeding komt het loon onder de fiscale norm

1. Op het loon mag de maximale belastingvrije vergoeding worden toegepast:

Wanneer een werknemer na het toepassen van de 30%-regeling qua fiscaal loon nog steeds boven de fiscale minimumgrens zit, dan is er eigenlijk niets aan de hand en kan er maandelijks de maximale belastingvrije vergoeding binnen de 30%-regeling worden toegepast.

In het voorbeeld hieronder verdient de werknemer € 7.000,- bruto per maand en mag de volledige 30%-regeling worden toegepast. € 7.000,- * 70% = € 4.900,- (zie het groene kader). Het fiscaal minimum jaarloon voor 2024 is € 46.107,-. Dit komt neer op € 3.843,- afgerond per maand. Het fiscale loon van € 4.900,- is dus hoger dan het fiscale minimum per maand en levert dus geen beperkingen op.

2. Door toepassing van de maximale belastingvrije vergoeding komt het loon onder de fiscale norm:

Wanneer een werknemer de volledige toe te passen belastingvrije vergoeding krijgt toegepast en hierdoor onder het fiscale minimumloon komt, dan dienen we dit percentage te verminderen, zodat het fiscale minimumloon behouden blijft.

Zie voor meer uitleg het voorbeeld hieronder:

Het fiscale minimum jaarloon voor 2024 is € 46.107,-. Dit komt neer op € 3.843,-  afgerond per maand. Wanneer het fiscale loon van de werknemer zonder toepassing van de 30%-regeling per maand € 4.000,- is en we passen hierover de maximale 30% korting toe, dan komt het fiscale loon neer op € 4.000,- * 70% = € 2.800,-. Dit is dus lager dan de vastgestelde € 3.843,-. (zie het groene kader).
Maximaal mag er in dit geval dus aan belastingvrije vergoeding worden toegepast: € 4.000,- – € 3.843,- = € 157,-.

Let er wel op dat dit fiscale loon op cumulatieve basis berekend wordt. Wanneer er dus in een maand nog fiscale ruimte is van de voorgaande periodes, dan mag er voor die desbetreffende maand onder de fiscale norm gegaan worden. Echter, dient op cumulatieve basis de norm wel gehanteerd te blijven en mag er nooit meer belastingvrije vergoeding worden toegepast dan er op dat moment van toepassing is. Met andere woorden: nooit meer dan de 30%, 20% of 10%.

Alternatief voor de 30%-regeling

Voor de extraterritoriale kosten, extra kosten die een werknemer maakt om vanuit een ander land naar Nederland te komen om hier te gaan werken, zijn er twee mogelijkheden. De toepassing van de 30%-regeling en de daadwerkelijke extraterritoriale kosten.
De verwachting is dat werkgevers, zeker bij de overgang naar 20% en 10% vrije vergoeding, over zullen stappen op de methode van de extraterritoriale kostenregeling waarbij de daadwerkelijke extraterritoriale kosten worden verwerkt. Dit kan in sommige gevallen voordeliger gaan uitvallen voor de werknemers. Houdt er als werkgever zijnde wel rekening mee dat dit veel administratieve lasten met zich mee gaat brengen. Gemaakte kosten dienen in dat geval gedeclareerd te worden en dus ook onderbouwd te worden middels bewijzen. Zowel voor werknemer, werkgever als Belastingdienst kan dit dus flink extra administratief werk met zich mee gaan brengen. Let erop dat je de keuze tussen overstappen tussen deze twee regelingen alleen op 1 januari van het desbetreffende jaar mag maken. De keuze geldt dus voor het hele kalenderjaar.