Controle Belastingdienst

Hoewel het controleren van je administratie erg veel tijd kost, kunnen wij niet genoeg benadrukken hoe belangrijk dit is. Want als je controle krijgt van de Belastingdienst wil je natuurlijk dat alles op orde is. Vaak weet een inspecteur welke fouten veelal gemaakt worden en zal hij zijn pijlen daar als eerst op richten. Wat deze veelgemaakte fouten zijn en hoe je deze kan voorkomen?

Het scheelt misschien veel tijd en energie om onbelaste vaste kostenvergoeding te verstrekken in plaats van steeds weer al die bonnetjes te vergoeden, maar let er wel op dat er een goede onderbouwing van de vaste vergoeding bij de administratie aanwezig is. Heb je deze onderbouwing niet? Dan kan de Belastingdienst de verstrekte vergoedingen als loon aanmerken. Je moet dan kunnen aantonen dat de werknemers deze kosten in het verleden echt gemaakt hebben. En dat kan achteraf knap lastig zijn.

In veel collectieve arbeidsovereenkomsten en cao’s zijn verplichte kostenvergoedingen opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan vergoedingen voor gereedschap, kleding, maaltijden en dienstreizen. Belangrijk: deze vergoedingen zijn niet per se onbelast. Ook cao-kostenvergoedingen kunnen (deels) belast zijn. Vergelijk deze vergoedingen met de mogelijkheden die de Belastingwet geeft voor een onbelaste vergoeding.

Heb je de administratie van je werknemers wel op orde? Van iedere werknemer moet een kopie van het identiteitsbewijs en een formulier ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ (of een eigen model) aanwezig zijn. Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van indiensttreding.Verloopt het na verloop van tijd? Dan hoef je de kopie dit te vervangen. Let wel op: rijbewijzen gelden niet als geldig identiteitsbewijs.Als je deze papieren niet hebt moet je voor de desbetreffende werknemer het anoniementarief toepassen. Als je dit niet doet kun je een verzuimboete krijgen.

Iets waar je misschien niet direct aan zult denken: werkkleding is een van de punten waar de inspecteur streng op controleert. Kleding die je vergoedt of verstrekt aan een werknemer valt onder loon. Dit kan je aanwijzen als eindheffingsloon.Als je kleding beschikbaar stelt aan werknemer, dan blijft dit onbelast als de kleding fiscaal als werkkleding geldt en de werknemer de kleding op de werkplek draagt. Hier geldt dan een nihilwaardering, of gerichte vrijstelling als het gaat om arbo kleding.

Als een werknemer vaste kostenvergoeding krijgt, dan is het natuurlijk niet de bedoeling dat je van bepaalde uitgaven die hieronder vallen ook nog eens het werkelijke bedrag onbelast vergoedt. Toch komt dit, bewust of onbewust, regelmatig voor. Kosten kun je hooguit één keer onbelast vergoeden. Een tweede vergoeding is dubbelop en valt onder belastbaar loon.Incidentele uitgaven of extra hoge uitgaven kunnen niet worden opgenomen in de vaste kostenvergoeding en kun je hierdoor wél op declaratiebasis vergoeden.Er is ook sprake van een dubbele vergoeding wanneer bepaalde producten verstrekt en daarnaast ook nog eens vergoed worden.

Veel bedrijven hebben een personeelsvereniging, een vereniging die activiteiten organiseert voor het personeel. Vaak betalen werknemers en contributie voor deze vereniging, dit wordt ingehouden op het nettoloon.Het gaat soms mis bij personeelsverenigingen wanneer werkgevers een financiële bijdrage doen aan de vereniging. Zonder de financiële bijdrage zou de contributie voor werknemers namelijk hoger zijn, dit wordt dus gezien als een vergoeding. En vergoedingen zijn belast. Sympathieke actie, maar niet altijd handig dus.Handig om te weten: als je niet meer bijdraagt dan de werknemers doen, dan is de bijdrage niét belast.

Een persoonlijke attentie is nog zo’n sympathieke actie waar je scherp op moet zijn. Denk aan een rompertje als kraamcadeau of een taart op een verjaardag. Dit kan namelijk als loon gezien worden.Een goede richtlijn om aan te houden is: zou de attentie van werknemer naar werkgever ook logisch zijn? Als de volgende drie voorwaarden bij jou van toepassing zijn, mag je ervan uitgaan dat je cadeautje niet als loon wordt gezien voor de werknemer.Je geeft een geschenk in een situatie waarin andere collega’s dit ook zouden geven. Je geeft geen geld of waardebon. De factuurwaarde (inclusief btw) van het cadeau is maximaal 25 euro.

Het kan iedere werknemer gebeuren die voor werkzaamheden veel autorijdt: een verkeersboete. Als een werknemer een boete krijgt voor overtreding met een auto van de zaak, dan kan je de niet-verhaalde boete als eindheffingsloon toewijzen aan de vrije ruimte. Wanneer een werknemer een bekeuring krijgt met zijn/haar eigen auto is dit niet het geval. Dan moet je de vergoeding voor de boete optellen bij het belaste loon van de werknemer.