Terug naar Kennisbank overzicht
Werkkostenregeling (WKR) van de Belastingdienst
De werkkostenregeling (WKR) verving de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor elke werkgever. De werkkostenregeling regelt alle voorwaarden en grensbedragen voor onbelaste vergoedingen of onkostenvergoedingen. Vragen die vast bij je opkomen: wat is de werkkostenregeling precies? Wat zijn de voordelen? Hoe zit het met de grootte van de vrije ruimte? Wat is de gebruikelijkheidstoets? Wat is een gerichte vrijstelling en wat is een nihilwaardering?
Na het lezen van dit artikel weet je wat de Werkkostenregeling (WKR) is en hoe je het in grote lijnen kan (laten) toepassen.
Inhoudsopgave
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling (WKR) is dus een fiscale regeling die sinds 1 januari 2015 voor iedere werkgever verplicht is. Voorheen waren er veel verschillende regelingen. De WKR omvat alle vergoedingen, verstrekkingen en zakelijke voorzieningen die horen bij het loon (eventueel in natura) binnen een dienstverband of dienstbetrekking. Soms vallen ze onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering en anders binnen de vrije ruimte.
Voordelen van de werkkostenregeling
Wat zijn de voordelen van de werkkostenregeling? Alle voordelen op een rij:
- Eenvoud. Je hoeft je als ondernemer niet meer te verdiepen in de eerdere 29 regelingen voor (onbelaste) onkostenvergoedingen.
- Het splitsen van uitgaven per werknemer is niet meer nodig. Je hebt namelijk één vrije ruimte – daarover later meer – waarbinnen je vergoedingen en verstrekkingen van al je werknemers in onder kunt brengen.
- Oude voorwaarden zoals maximumbedragen voor een fiets van de zaak zijn komen te vervallen. Daarnaast heb je nog de mogelijkheid om de €0,19 per fietskilometer onbelast te blijven vergoeden.
- Werknemers kunnen hun eigen fitnesscentrum uitzoeken en de kosten declareren, de restrictie van één aangesloten fitnesscentrum per werklocatie geldt niet meer.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte – ook wel ‘forfaitaire ruimte’ of ‘werkkostenbudget’ genoemd – is het percentage van het totaal aan fiscaal loon (het forfait) aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Komt het jaar totaal aan onkostenvergoedingen boven de vrije ruimte dan betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Let dus op dat je niet buiten de vrije ruimte komt want dat kost je een hoop geld! Belangrijk en fijn: gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen snoepen geen vrije ruimte af.
Hoe groot is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is dus een percentage van het totale fiscale loon:
- 3% t/m 400.000 euro in 2021*
- 1,18% bij 400.000 euro en meer
*Eigenlijk is 1,7% van het totale fiscale loon de vrije ruimte of het werkkostenbudget in 2021. Door de verlengde noodmaatregelen in 2021 is dit nog een keer naar 3% verhoogd. Benut die extra vrije ruimte slim.
Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets is in het leven geroepen om misbruik van de vrije ruimte te voorkomen. De vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden – qua kosten – gebruikelijk is. De Belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Dat zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Alleen als je niet aan de bijbehorende voorwaarden voldoet en/of je geeft een vergoeding boven het grensbedrag, dan kun je het alsnog in de (onbelaste) vrije ruimte brengen.
Vaste onkostenvergoedingen
Voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten mag je een vaste, onbelaste onkostenvergoeding geven. Die gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Je moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Je kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aantonen.
- Omschrijf elke vrijstelling en kostenpost.
- Je geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijgestelde en andere kostenposten).
- Onderbouw de vaste vergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en je herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat je de werkkostenregeling (van 2015) ging toepassen hoef je niet opnieuw onderzoek te doen. Alleen als de omstandigheden waarop de vergoeding gebaseerd was, gelijk zijn gebleven.
- Voor gerichte vrijstellingen: je wijst de onkostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.
Voldoe je niet aan deze voorwaarden dan zijn de vaste onkostenvergoedingen voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten ‘loon van de werknemer’. En dat loon is belast. Als je de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijst als eindheffingsloon dan kost dat je wel een deel van je vrije ruimte. Let op: het is niet toegestaan om een vaste onbelaste vergoeding met terugwerkende kracht te geven.
> De verlengde noodmaatregelen in 2021 bevatten een versoepeling voor bijvoorbeeld een vaste reiskostenvergoeding.
Gerichte vrijstelling
Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Maar alleen als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de voorwaarden blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden. Daarnaast gelden bij enkele gerichte vrijstellingen ook grensbedragen die je niet wil overschrijden als je de vrije ruimte in stand wilt houden.
Voorwaarden en grensbedragen
Als je voldoet aan de voorwaarden en de grensbedragen binnen de werkkostenregeling, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hebt aangewezen als eindheffingsloon.
Als je wel voldoet aan de voorwaarden maar stel: je vergoedt, verstrekt of
stelt meer ter beschikking dan het grensbedrag? Dan moet je voor het meerdere deel (bovenmatige deel) wel een keuze maken of je dat aanwijst als eindheffingsloon of als (belast) loon van je werknemer.
Welke gerichte vrijstellingen zijn er?
Een aantal gerichte vrijstellingen (excl. voorwaarden en grensbedragen):
- vervoer;
- tijdelijk verblijf voor werk zoals overnachtingen tijdens zakenreizen en maaltijden;
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zij voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en outplacement.
Nihilwaardering
Alles wat je aan jouw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking (lees: werk) is loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die je werknemer op de werkplek gebruikt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.
Alleen voorzieningen op de werkplek mogen op nihil gewaardeerd worden en het geldt alleen voor werknemers die voor hun dienstbetrekking op die werkplek moeten werken. Een paar nihilwaarderingen op een rij:
- voorzieningen die je werknemer op de werkplek gebruikt
- consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
- ter beschikking gestelde ov-abonnementen als je werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt
Veelgestelde vragen over de Werkkostenregeling
Als ondernemer komt er soms een vraag bij je op en dan word je al snel geconfronteerd met wetten, regelingen en handboeken. Met onze veelgestelde vragen over de werkkostenregeling (WKR) schieten we je te hulp.
Veel vragen gaan over de specifieke onbelaste onkostenvergoedingen geregeld in gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen voor alledaagse business-zaken van een consumptie tot fitness. Here we go!
Bijna allemaal zijn ze onbelast maar onder voorwaarden. In de werkkostenregeling is er onderscheid tussen consumpties en maaltijden. Consumpties zijn bijvoorbeeld koffie, thee, gebak, fruit of andere tussendoortjes. Als je deze consumpties op de werkplek verstrekt en ze horen niet bij een maaltijd dan zijn ze onbelast (een nihilwaardering). Geef je een vergoeding voor de consumpties? Dan valt dat onder normaal belast loon van de werknemer.
Maaltijden
Maaltijden tijdens een ’tijdelijk verblijf’ zijn volgens de werkkostenregeling onbelast. Bijvoorbeeld tijdens een zakenreis of zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek. Een onbelaste maaltijd is er ook als ze een ‘bijkomstig zakelijk karakter’ hebben zoals een werknemer die niet tussen 17:00 en 20:00 niet thuis kan eten, door overwerk of een koopavond. Er gelden normbedragen en er zijn nog een aantal gevallen van onbelaste maaltijden, check het overzicht van maaltijd-voorwaarden in de werkkostenregeling.
Op een eigen werklocatie wel! De locatie bij een jubileumfeest, personeelsfeest of een receptie is belangrijk bij het bepalen of de kosten wel of niet belast zijn. De consumpties van het feest zijn op de werkplek onbelast (een nihilwaardering). Ook als je werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren op het feest uitnodigt. Zelfs andere werkgevers als je met hun een concernregeling toepast.
Een feest op een externe locatie (bij een derde) vallen onder het belast loon van je werknemer. Je kunt dit loon ook als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen.
Een fiets van de zaak is strikt genomen een fiets die eigendom blijft van jou als werkgever. Lees alles over de fiets van de zaak en een onbelaste onkostenvergoeding. Een fiets vergoeden of verstrekken kan dus onder de werkkostenregeling fiscaal aantrekkelijk zijn zolang de vergoeding of verstrekking binnen de vrije ruimte past. Ga niet buiten de vrije ruimte want je kunt dan een forse eindheffing verwachten. 
Wil je als werkgever je werknemers een vergoeding betalen voor een sportschool of fitnesscentrum in hun buurt? Dit is binnen de werkkostenregeling loon van de werknemer. Maar je kunt dit bedrag natuurlijk opnemen in je vrije ruimte.
Daarnaast kun je op de werkplek ook zelf een fitnesszaal inrichten. Dit is onbelast omdat deze tot de werkplek gerekend mag worden. 
Ja, een laptop valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling als deze noodzakelijk is voor het werk. Er geldt een noodzakelijkscriterium: de laptop is nodig voor een goede invulling van het werk, je betaalt en berekent de kosten niet door aan je werknemer en je werknemer geeft het hulpmiddel terug of betaalt de restwaarde.
Stel: je stelt bijvoorbeeld aan een werknemer een tablet, een telefoon én een laptop ter beschikking dan kan de Belastingdienst vragen naar de noodzakelijkheid van al die hulpmiddelen voor één beroep. Het kan zijn dat je werknemer met die 3 hulpmiddelen efficiënter werkt maar als de Belastingdienst niet overtuigd is dan moeten zij bewijzen dat ze noodzakelijk zijn. 
Een kerstpakket verstrekken is onbelast als je het als eindheffingsloon in de vrije ruimte plaatst. Let dus goed op hoeveel vrije ruimte je nog over hebt. Een kerstpakket valt dus niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaarding. Je hebt misschien meer secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bedrijfsfitness of een fiets van de zaak die ook vrije ruimte afsnoepen.
Een kerstpakket mag qua waarde niet meer dan 30% afwijken van wat aan waarde gebruikelijk is bij andere werkgevers in je sector. Is er een grotere afwijking dan geldt het merendeel als belast loon van de werknemer.
Btw
Let nog even op de btw. De btw van kerstpakketten over giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen zijn maar tot een bepaalde hoogte aftrekbaar. Dat geldt dus ook voor een kerstpakket. Er geldt een drempelbedrag van 227 euro. Zijn je jaarlijkse uitgaven niet hoger dan 227 euro? Dan kun je btw over je kerstpakketten aftrekken.
Een personeelsvereniging (met een personeelsfonds) kan onbelast kostenvergoedingen en verstrekkingen aan werknemers geven. Er gelden wel voorwaarden:
Zo mag je als werkgever in een voorafgaande periode van vijf jaar nooit meer bijgedragen hebben aan de vereniging dan de betrokken werknemers gezamenlijk. De vereniging mag geen uitkeringen doen in geval van ziekte, invaliditeit, bevalling, adoptie en/of overlijden.
De werknemers mogen geen aanspraak maken op een uitkering van de vereniging.
Voldoe je aan deze voorwaarden, dan kan de personeelsvereniging de werknemers bijvoorbeeld een verjaarsdagscadeau of een kerstpakket geven. Of het personeelsfeest betalen. Deze kosten komen dan niet meer ten laste van de vrije ruimte (je werkkostenbudget).
Staat je vraag over de werkkostenregeling (WKR) er niet tussen of ben je geïnteresseerd in de details van een gerichte vrijstelling of nihilwaardering? Download het Handboek Loonheffingen 2020.
Of neem contact met ons op en we helpen je verder!
