Terug naar Kennisbank overzicht

Onkostenvergoedingen

Onkostenvergoedingen van werkgever naar werknemer – bruto of netto – zijn indirecte loonkosten en worden soms onder de primaire arbeidsvoorwaarden gerekend. Deze optionele loonkosten komen bovenop het salaris van je werknemers. Er zijn belaste onkostenvergoedingen en onbelaste vergoedingen. Je werknemers krijgen onbelaste vergoedingen als ze kosten maken die samenhangen met het uitoefenen van hun functie. Een onbelaste onkostenvergoeding is er dus alleen voor zakelijke kosten en komt het meest voor.

Na het lezen van dit artikel weet je alles over onkostenvergoedingen. Lees onder andere over de belaste onkostenvergoedingen, het doorbetalen van een vaste (onbelaste) onkostenvergoeding en tips voor het goed opzetten van onkostendeclaraties.

Primaire en Secundaire arbeidsvoorwaarden

Vallen onkostenvergoedingen onder de primaire of secundaire arbeidsvoorwaarden? Primaire arbeidsvoorwaarden zijn de basisafspraken die je maakt met je werknemer: over salaris en werktijden. Daarnaast maak je afspraken over overwerk, vakantiedagen, vakantiegeld, pensioen en eventuele onkostenvergoedingen. De afspraken over vakantiedagen et cetera worden vaak ook onder de primaire arbeidsvoorwaarden gerekend, dus ook de onkostenvergoedingen. Naast dit alles kun je extra afspraken met je werknemers maken; de secundaire arbeidsvoorwaarden.

Belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarden zijn de dertiende maand, prestatiebeloning, verzekeringen voor je personeel, een vervoersmiddel zoals een leaseauto of fiets van de zaak, telefoon van de zaak, kerstpakketten, cadeaus, opleiding en sport.

Onkostenvergoedingen zijn indirecte loonkosten

Je weet nu dat onkostenvergoedingen vaak onder de primaire arbeidsvoorwaarden gerekend worden. Net als brutoloon, vakantiegeld, overwerk of vakantiedagen. Onkostenvergoedingen vallen echter onder de indirecte loonkosten. Ze worden namelijk niet standaard – zoals brutoloon en vakantiegeld – uitgekeerd maar zijn afhankelijk van de individuele situatie van werknemers. Zij ontvangen een vergoeding als compensatie voor kosten die ze hebben gemaakt bij het uitoefenen van hun functie. Indirecte loonkosten zijn ook verhuizen voor de baas, kinderopvang en overwerkvergoedingen.

Directe loonkosten zijn onder andere brutoloon en vakantiegeld, een eindejaarsuitkering of dertiende maand. Om meer zakelijke kosten in één keer te dekken is het handig om een vaste vergoeding per maand aan je personeel uit te keren.

Wat is een vaste onkostenvergoeding?

Een vaste onkostenvergoeding om meer onkosten van je werknemer in één keer te vergoeden is slim. Zorg wel dat je aan kunt tonen dat er een aannemelijke verhouding bestaat tussen de kosten die je werknemer maakt en de vergoeding die je geeft. Wisselt je werknemer van functie? Bekijk de vergoeding nog eens kritisch, past de vergoeding bij de nieuwe werkzaamheden en bijhorende kosten? Een vaste vergoeding kun je vaak onbelast verstrekken als je handelt binnen de voorwaarden van de werkkostenregeling (WKR).

> Bekijk de laatste noodmaatregelen 2021 over de vaste reiskostenvergoeding, vrije ruimte en thuiswerkvergoeding

Wat zijn onbelaste en belaste onkostenvergoedingen?

Wat is het verschil tussen een belaste en onbelaste onkostenvergoeding? De belaste vergoedingen worden volledig tot het belastbare loon (bruto loon) gerekend. Onbelaste onkostenvergoedingen (Netto extra uitgekeerd) komen veel vaker voor en zijn er bijvoorbeeld voor werkkleding, zakelijke reiskosten of tijdelijke verblijfskosten ten behoeve van het werk.

Belaste onkostenvergoedingen

Belaste onkostenvergoedingen – de naam zegt het al – vallen volledig onder het loon en zijn door de Belastingdienst met loonbelasting belast. Je draagt ook de premies volks- en werknemersverzekeringen over deze vergoedingen af. Voor welke kosten gelden er belaste vergoedingen? Vaak zijn het kosten als kleding (geen werkkleding), schoenen en kosten voor persoonlijke verzorging. Maar ook privékosten voor een telefoon en andere kosten die eigenlijk voor de rekening van de werknemer horen te zijn. Toch zal je naast het loon (vergoeding voor gewerkte uren) niet vaak met belaste onkostenvergoedingen te maken krijgen.

Zoals je hebt kunnen lezen is bijvoorbeeld werkkleding niet belast. Hier is, onder bepaalde voorwaarden, een onbelaste onkostenvergoeding voor.

Onbelaste onkostenvergoedingen

De meeste vergoedingen vallen onder de zogenoemde gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Sinds 1 januari 2015 is de de werkkostenregeling voor iedere werkgever verplicht. Die vrijgestelde vergoedingen zijn de onbelaste onkostenvergoedingen voor onder andere reiskosten, werkkleding, vakliteratuur of studiekosten. Over deze vergoedingen hoef je dus geen loonbelasting en premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen in te houden. Aan een onbelaste vergoeding zitten voorwaarden en er zijn grensbedragen. Kom alles te weten in ons artikel over de werkkostenregeling (WKR), vrije ruimte en gerichte vrijstellingen.

Onkosten laten declareren? Onkostendeclaraties goed regelen

Bespaar jezelf als ondernemer veel kosten door je werknemers goed hun onkosten te laten declareren. Bij een een incorrecte onkostendeclaratie hanteert de Belastingdienst namelijk de volgende rekensom: maandelijkse vergoeding x aantal werknemers x 12 maanden x 5 jaar. Dit kan je dus een flinke correctie (lees: kostenpost) opleveren.

Regel onkostendeclaraties dus goed. Zo voorkom je dat je personeel – per ongeluk – fraude pleegt. Bijvoorbeeld doordat ze een vergoeding aanvragen voor niet gemaakte of persoonlijke uitgaven. Of ze maken fouten bij het indienen van hun kosten.

Maar dan dient er zich een ander probleem aan: je medewerker wordt ziek. Beterschap! Gelukkig is er voor dit probleem een oplossing.

Onkostenvergoeding doorbetalen als een werknemer ziek is?

Een werknemer die ziek is, werkt tijdelijk niet en zal zijn kosten waarvoor hij een vaste onkostenvergoeding krijgt niet (of maar gedeeltelijk) maken. Voor een zieke werknemer mag je de vergoeding een maand doorbetalen. Daarna geldt de vergoeding als belast loon waarover je gewoon belasting moet inhouden.

Zoals altijd zijn er uitzonderingen: een abonnement op een vaktijdschrift dat niet op tijd kan worden opgezegd bijvoorbeeld. Deze doorlopende kosten kun je als werkgever wel onbelast blijven vergoeden.

Tips om onkosten te declareren

Bij het declareren van onkosten kan genoeg fout gaan. Stel daarom regels voor je werknemers op, zodat ze weten wat ze wel of niet mogen declareren. Maar ook hoe ze hun onkosten kunnen declareren.

Onze tips:

• wees duidelijk over hoe je werknemers hun declaraties kunnen indienen
• verplicht je werknemers om kort na de uitgaven (bijvoorbeeld aan het eind van de maand) te declareren
• controleer declaraties zo snel mogelijk en koppel onjuiste declaraties meteen met de bijhorende feedback terug
• onjuist declareren wordt door jou niet getolereerd/betaald, maak dat heel duidelijk
• laat je personeel weten op welke manier ze worden gecontroleerd

Conclusie

Vergoedingen zijn er in allerlei vormen en maten. Je weet nu dat er weinig belaste en meer onbelaste onkostenvergoedingen zijn. Voor een zieke medewerker mag je de vaste vergoeding nog een maand onbelast doorbetalen. Daarna wordt het als belast loon gezien.

Heb je nog vragen? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Anderen bekeken ook

• Werkkostenregeling (WKR) van de Belastingdienst