Je hebt een salarisadministratie bij een kantoor ondergebracht of je doet dit zelf, maar je bent nu aan het kijken of een andere partij dit voor je kan gaan doen. Een reden om dit te doen kunnen de kosten, service of communicatie zijn. Met SimpeleLoonstrook proberen wij met geautomatiseerde software de kosten laag te houden. Via telefoon en mail zijn wij goed bereikbaar en proberen wij een scherp tarief aan te bieden voor “simpele” loonstroken.

1.Per 1 januari overstappen

2.Midden in het jaar overstappen

3.Simpele overstap

Per 1 januari overstappen

Een ideaal moment om over te stappen is 1 januari. In december worden de jaaropgaves van de medewerkers gemaakt en per januari bouwen de medewerkers weer nieuwe (jaar)cijfers op. Hierdoor heb je alle jaarcijfers als bedrijf op 1 plek en in 1 salarisadministratieprogramma. Dit is fijn voor bijvoorbeeld je personeelsverzekering, deze wil graag een controledocument van je ontvangen van je loonsom. Of voor een overzicht welke loonkosten je in het jaar gemaakt hebt.

Wanneer je overstapt is het belangrijk dat de laatste december-loonstroken gemaakt zijn. Op die loonstrook staat bijvoorbeeld het opgebouwde vakantiegeld die de nieuwe salarisadministrateur moet invoeren. Vraag je huidige salarisadministrateur om zo snel mogelijk de laatste bestanden beschikbaar te maken. Hierdoor heeft de nieuwe salarisadministrateur de tijd om de administratie goed op te zetten en heb je zelf de tijd om dit rustig te controleren.

Je werknemers zullen het waarderen als de loonstrook voor eind januari beschikbaar is en jij het salaris kunt overmaken. Voor de Belastingdienst is je deadline eind februari om de salarisinformatie door te geven en je loonheffing te betalen.

Midden in het jaar overstappen

Het kan natuurlijk gebeuren dat je toch in het midden van het jaar wilt overstappen. In principe kun je elk moment overstappen, maar je moet wel rekening houden met een aantal belangrijke zaken:

Wanneer de nieuwe salarisadministrateur vanaf dat moment doorgaat zal je vanuit twee organisaties deeljaaropgaves ontvangen. Je medewerkers moeten de informatie uit de twee jaaropgaves dan bij elkaar optellen bij het doen van hun Inkomstenbelasting.

Wij kunnen als salarisadministrateur ook de loonruns van het jaar opnieuw doen. Hierdoor betaal je misschien wel iets meer, maar heb je aan het einde van het jaar minder gedoe met medewerkers, de oude salarisadministrateur en bijvoorbeeld de personeelsverzekering. Het voordeel is dat je gewoon alles op 1 plek hebt.

Simpele overstap

Overstappen van salarisadministrateur lijkt misschien een gedoe, maar het kan vrij simpel. Download het aanmeldformulier, vul deze in en stuur deze samen met onderstaande documenten naar aanmelden@simpeleloonstrook.nl:

  • Brieven van de belastingdienst met loonheffingsnummer, sector en premies van het jaar
  • Laatste loonheffing
  • Laatste loonstrook medewerkers
  • Kopie van getekend contract medewerkers

Binnen enkele dagen maken wij een werkgeversportal voor je aan met daarin de pro-forma loonstroken die je dan kunt controleren. Als alles goed is ingericht dan kunnen wij ook de medewerkersportals (waar een medewerker enkel zijn eigen loonstroken en jaaropgaves kan inzien) openzetten.