Elke ondernemer met personeel dat veel op de weg zit heeft ze wel eens gehad, een envelop van het CJIB (Centraal Justitieel Incasso Bureau) oftewel, een boete. De meeste werkgevers geven de boete meteen door aan de werknemer of houden het boete bedrag in van hun salaris, maar hoe zit dit precies? En wat is administratief het makkelijkste?

Een boete, maar wie betaalt hem?

Vooral als werknemers veel onderweg zijn voor hun werk, kunnen er regelmatig boetes op de mat vallen. Maar wie moet deze boetes eigenlijk betalen? De werknemer of de werkgever? Vaak wordt dit onderling geregeld en zal de werknemer het grootste gedeelte van de boetes zelf moeten betalen. Maar wat als jij, de werkgever, opdracht tot een spoedbezorging hebt gegeven? Of mag je de boete aan de werknemer vergoeden door gebruik te maken van de vrije ruimte in de WKR (werkkostenregeling)?

1. Schuldvraag.
2. De werknemer betaalt.
3. De werkgever betaalt.
4. Uitzondering op loonheffingen.

Schuldvraag

IBij een boete zullen zowel de werknemer als de werkgever kijken naar de schuldvraag, wie is er verantwoordelijk voor de verkeersovertreding? Normaal gesproken zou je zeggen dat de bestuurder van het voertuig ten alle tijden verantwoordelijk is, gezien hij of zij zelf de overtreding heeft begaan. Toch is dit niet helemaal waar. Als de werkgever de werknemer opdracht geeft om met spoed naar een adres te rijden of de werknemer heeft vertraging opgelopen in de file maar de werkgever staat erop dat de werknemer op tijd op zijn afspraak komt, is het dan wel de volledige verantwoordelijkheid van de werknemer? Niet iedereen zal hierop hetzelfde antwoord geven en uiteindelijk zullen werknemers en werkgevers altijd zelf om de tafel moeten om te bespreken wie de verantwoordelijke is en wie de boete voor zijn rekening neemt.
Als de werkgever en werknemer het eens zijn over de schuldvraag en dus wie de boete zal betalen is het zaak om te kijken naar de mogelijkheden voor beide partijen. Zo is het voor een werkgever lastiger om een boete te betalen die bij de werknemer binnen is gekomen.

De werknemer betaalt

Als de werkgever en werknemer het eens zijn over de schuldvraag en hebben besloten dat de werknemer de boete zelf zal moeten betalen is het de vraag bij wie de boete is binnengekomen.

Werknemer in eigen auto: Heeft de werknemer de boete in zijn eigen auto gereden, dan komt die ook op zijn naam binnen en is de afhandeling vrij simpel. De werknemer betaalt de boete door de betaalinstructies te volgen en de zaak is daarmee afgedaan.

Werknemer in auto van de zaak: Heeft de werknemer de boete gereden in een auto van de zaak? Dan komt deze binnen bij de werkgever. Hoe handel je dit administratief het makkelijkste af? Ons advies is om de boete aan de werknemer mee te geven en hem deze zelf laten te betalen. Op deze manier is het zowel administratief als financieel gezien direct afgehandeld. Je kunt er als werkgever ook voor kiezen om de boete eerst zelf te betalen, om vervolgens aan de werknemer te vragen of hij of zij het bedrag terug wilt storten op de bedrijfsrekening. Een derde optie is om het bedrag in te houden op het netto loon van de werknemer, hiervoor moet er dan wel een aanpassing op de loonstrook van die maand gedaan worden.

De werkgever betaalt.

Als er is besloten dat de werkgever de boete betaalt kan dit administratief wat lastiger zijn.

Werknemer in eigen auto: Ook als de werknemer in zijn eigen auto de overtreding heeft begaan kunnen beide partijen in enkele gevallen besluiten dat de werkgever de boete voor zijn rekening neemt. Let er wel goed op dat het boete bedrag in dit geval aangemerkt wordt als netto loon, en hier dus extra loonheffingen over betaalt zullen moeten worden, tenzij de werkgever de werknemer heeft aangespoord om een overtreding te maken. In deze situatie kunnen werknemer en werkgever er voor kiezen om de werknemer in eerste instantie de boete te laten betalen, dan zal de werkgever vervolgens het boete bedrag (netto) inclusief de loonheffing voor de werknemer bij zijn of haar salaris moeten voegen. In totaal komt dat dan neer op een bruto bedrag (Netto boetebedrag + Loonheffingen). Als de werkgever direct de boete betaalt zal het moeten worden aangemerkt als loon in natura zodat alleen de loonheffingen betaald worden.

Werknemer in auto van de zaak: In deze situatie is het betalen en afhandelen van de boete iets makkelijker dan wanneer de werknemer de overtreding heeft begaan in een eigen auto. De boete komt namelijk binnen bij de werkgever en deze zal hem zoals afgesproken ook betalen. Ook in dit geval zullen de werknemer en de werkgever de verplichte loonheffingen over het netto boete bedrag moeten betalen. Dit bedrag zal op de loonstrook als loon in natura moeten worden toegevoegd.

Uitzondering betreft loonheffingen over boetes.

Als de werkgever de werknemer heeft aangespoord om een overtreding te begaan mag deze niet verhaald worden op de werknemer op grond van goed werkgeverschap. Het schijnt dat er in dit geval een regeling bestaat dat er over de boete geen loonheffingen betaald hoeven te worden, en dat de boete ook niet kan worden afgetrokken van de winstbelasting. Na contact met de belastingdienst werd ons geadviseerd om elk individueel geval voor te leggen aan de inspecteur, zodat hier later bij bijvoorbeeld een inspectie, ook rechten aan kunnen worden ontleent. Het is dus per situatie zaak om je als werkgever goed in te laten lichten door een inspecteur betreft het wel of niet betalen van loonheffingen als jij als werkgever de werknemer hebt aangespoord om een overtreding te begaan.