Waar moet een salarisadministratie aan voldoen?

Zodra je als ondernemer je eerste personeelslid in dienst neemt, ben je naar de belastingdienst toe verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Het opzetten en correct voeren van een loonadministratie kan voor startende ondernemers een behoorlijke klus zijn met veel uitzoekwerk. Maar ook voor ondernemers die al langer in het vak zitten is het verstandig om op dit gebied goed op de hoogte te blijven van de huidige wet en regelgeving.

Als eerste zul je de keuze moeten maken tussen de salarisadministratie zelf doen of uitbesteden. Kies je er voor om de loonadministratie zelf te doen? In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod betreffende het opzetten van een salarisadministratie, en aan welke richtlijnen deze moet voldoen:

1.De basis van een salarisadministratie.

2.Het opzetten van een salarisadministratie.

3.Het bijhouden van de salarisadministratie.

4.Wet en regelgeving.

De basis van een salarisadministratie.

Zoals alle verplichtingen naar de belastingdienst moet ook je salarisadministratie goed op orde zijn en moet deze aan een aantal richtlijnen voldoen. Een salarisadministratie moet voor elke boekhouder, accountant of belastinginspecteur op elk moment overzichtelijk zijn. Een loonadministratie bestaat uit verschillende berekeningen en formulieren per werknemer. Denk hierbij aan een loonstaat, loonstrook en de jaaropgave. Maar ook formulieren zoals loonbelastingverklaringen, kopie van het identiteitsbewijs en door werknemers ingediende declaraties horen bij de salarisadministratie. Alle documenten binnen de salarisadministratie moeten minimaal 7 jaar bewaard worden.

Het opzetten van een salarisadministratie.

Voordat je een salarisadministratie gaat opzetten is het belangrijk om na te denken over de wijze waarop jij jouw loonadministratie wilt gaan voeren. Ben je al klant bij (of opzoek naar) een administratiekantoor of boekhouder? Vraag daar naar de mogelijkheden voor salarisadministratie. Mocht dat niet het geval zijn heb je als ondernemer meerdere opties:

Salarisadministratie uitbesteden.

Voor wie zijn tijd liever aan ondernemen besteed is er de optie om je salarisadministratie uit handen te geven. Het uitbesteden van salarisadministratie bespaart je een hoop tijd en op deze manier ben je er van verzekerd dat de loonadministratie altijd correct en volgens de meest recente wet en regelgeving gedaan wordt. Wil je informatie over deze mogelijkheid of een vrijblijvende offerte ontvangen? Neem dan contact met ons op.

Salarisadministratie software gebruiken.

Er zijn ontzettend veel softwarepakketten op de markt om de berekeningen uit te voeren die benodigd zijn. De software kan gebaseerd zijn op een programma dat je installeerd op je computer, of in de cloud gebruikt. Het voordeel van in de cloud werken is dat je gegevens altijd beschikbaar zijn, ook als je even niet op kantoor zit.

 

Zelf een salarisadministratie aanleggen.

Dit kan bijvoorbeeld in een tekstverwerker, Microsoft Excel of een vergelijkbaar programma. Dit is de goedkoopste optie voor het voeren van een loonadministratie. Besef wel dat deze manier tijdrovend zeer foutgevoelig is. Om dit te kunnen doen moet je zelf op de hoogte zijn en blijven van de wet en regelgeving en kennis hebben van administreren. Het zelf aanleggen van een salarisadministratie is in deze tijd ongebruikelijk en als we ze vergelijken met de overige opties alles behalve efficiënt. Daarom raden wij iedere ondernemer af om deze methode te gebruiken.

 

Tip: Als je er voor kiest om zelf je salarisadministratie te doen, zorg er dan alsnog voor dat er minimaal één keer per jaar een professional naar kijkt. Bij het maken van de jaaropgave is het fijn om er iemand bij te hebben met verstand van zaken. Zo heb je tijdelijk de nodige kennis in huis, en kan je de rest van het jaar snel schakelen mochten er problemen in de administratie ontstaan die je zelf niet zo snel kunt oplossen. Ook hierin kunnen wij ondernemers ondersteunen. Neem contact op voor de mogelijkheden op maat.

Het bijhouden van de salarisadministratie.

Het bijhouden van een salarisadministratie vergt kennis en is zeer nauwkeurig werk, dus ga je het zelf doen of laat je het doen door een van je werknemers? Zorg dat diegene verstand van zaken heeft zodat je er zeker van bent dat de loonadministratie op een correcte manier gedaan wordt. 

Tip: Denk je eraan om binnenkort je eerste personeelslid aan te nemen? Lees dan ook ons artikel als zelfstandige personeel aannemen

Wet en regelgeving.

Nederland heeft een ingewikkelde sociale wetgeving en deze verandert ook nog eens regelmatig. Het is dus essentiëel dat iemand die een salarisadministratie voert ten alle tijden op de hoogte is van de huidige wet en regelgeving omtrent loonadministratie en wijzigingen in de wet snel kan vertalen naar de praktijk. Het is voor een ondernemer bijna onmogelijk om al deze wijzigingen continue bij te houden naast het runnen van zijn of haar bedrijf. Zorg er voor dat een specialist je op dit gebied adviseert of controleert. Het maken van fouten in een salarisadministratie is snel gedaan en kan vaak vervelende gevolgen hebben. Heb je op dit moment vragen over de huidige wet en regelgeving binnen jouw bedrijfstak? Neem dan contact met ons op voor advies.