Een Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP`er / eenmanszaak) met personeel?

Stel je bent al een langere tijd, of pas recent, voor jezelf begonnen als ZZP`er, een zelfstandige zonder personeel, en de zaken gaan goed. Heel goed zelfs, zo goed dat het misschien wel tijd is om personeel aan te nemen om de werkdruk te verlichten. Hoe pak je dit aan?

Als ZZP`er heb je bepaalde verplichtingen, die inmiddels goed bekend zijn bij je. Heb je daar toch nog je twijfels over? Als je als ZZP`er personeel in dienst gaat nemen komen daar een hoop dingen bij kijken.

Als je besluit om je eerste personeelslid in dienst te nemen zijn er aardig wat zaken die je voor jezelf op een rijtje moet zetten. Zo moet je bijvoorbeeld zorgen dat je de juiste informatie van je eerste werknemer(s) hebt en dat je weet hoe je een correcte salarisadministratie voert.

In dit artikel gaan we de volgende onderwerpen bespreken:

1.Welke kosten brengt personeel met zich mee?

2.Waar moet een arbeidsovereenkomst aan voldoen?

3.Hoe zit het met verzekeringen als je besluit werkgever te worden?

4.Waar moet je op letten bij het voeren van een salarisadministratie?

Welke kosten brengt personeel met zich mee?

Personeel kost geld, en als ondernemer wil je graag precies weten waar je aan toe bent zodat je een correcte inschatting kunt maken van de kosten die jouw eerste personeelslid met je mee brengt.

Bij het uitbetalen van het salaris komt meer kijken dan alleen het brutoloon. Zo heb je als werkgever te maken met bijvoorbeeld pensioenkosten of een reiskostenvergoeding. In principe kun je de werkgeverskosten onderverdelen in drie categorieën:

– Directe loonkosten (Salaris, vakantietoeslag en eventuele winstuitkeringen)

– Indirecte loonkosten (Reiskosten, secundaire arbeidsvoorwaarden, pensioenopbouw en andere onkosten)

– Verplichte premies en bijdragen (Loonbelasting en de premies voor volks- en werknemersverzekeringen)

Uiteraard hangt het er ook vanaf welke afpsraken jij met jouw eerste werknemer maakt tijdens het onderhandelen over het contract. Bereidt je hier goed op voor. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken om een 13e maand uit te keren of de werknemer een vergoeding voor het gebruik van zijn telefoon te betalen. Let er ook goed op of jouw bedrijfstak onder een CAO valt.

Met deze handige Rekentool kun je zelf alvast een inschatting maken van de kosten. Let er wel op dat het uiteindelijke bedrag altijd kan afwijken. Wil je zekerheid over de kosten? Neem dan contact met ons op voor een eenmalige proefberekening.

 

Waar moet een arbeidsovereenkomst aan voldoen?

Je hebt de overweging gemaakt om je eerste werknemer in dienst te nemen, de volgende stap is om een arbeidscontract op te stellen. Denk hier niet te makkelijk over en zorg dat dit voor de eerste werkdag geregeld is! Het is volgens de wet namelijk zo geregeld dat als iemand ook maar 1 dag bij je heeft gewerkt zonder getekend arbeidscontract, er een mondelinge overeenkomst voor onbepaalde tijd is gesloten en de werknemer daarna niet verplicht is om alsnog een schriftelijke overeenkomst te tekenen. Dit is een situatie die je ten alle tijden, maar zeker met je eerste werknemer absoluut wilt vermijden. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd bemoeilijkt bijvoorbeeld eventueel onstlag aanzienlijk en zorgt voor meer ontslagkosten.

Het is niet alleen zeer belangrijk om een arbeidsovereenkomst te sluiten, de overeenkomst moet vervolgens ook aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoen. Zo is het bijvoorbeeld verplicht om de volgende gegevens in de overeenkomst op te nemen:

– De naam, adresgegevens en BSN van jou en je werknemer.

– De functie of aard van het werk.

– De plaatsen waar je werknemer zal werken

– De datum van indiensttreding en het duur van het contract

– Hoeveel uur je werknemer zal gaan werken, hoe veel hij daar voor betaald krijgt en wanneer dit wordt uitbetaald.

– Of er sprake is van een proeftijd en de lengte hiervan.

– De hoogte van de vakantietoeslag en het aantal vakantiedagen.

– De duur van de opzegtermijn, eventuele pensioen regeling, een eventueel concurrentiebeding en of er een cao van toepassing is.

 

Hoe zit het met verzekeringen?

Als ondernemer loop je bepaalde risico`s, zeker als je besluit om personeel in dienst te nemen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als je werknemer een langere tijd ziek is? Of wat als jouw personeelslid door fouten of nalatigheid voor schade zorgt waar jij als ondernemer aansprakelijk voor bent? Gelukkig kun je deze risico`s deels of zelfs volledig afdekken met verzekeringen. De meest voorkomende verzekeringen zijn:

Een ziekteverzuimverzekering dekt het risico van een zieke werknemer. Of je werknemer zich nu voor een korte of langere periode ziek meldt, het kost geld. En hoe langer de werknemer ziek is, hoe meer geld het jou als ondernemer kost. Je bent namelijk verplicht om het loon van jouw werknemer twee jaar lang door te betalen. Vooral bij kleinere ondernemers kan dit in verhouding een ontzettende kostenpost zijn die je liever niet zelf wilt dragen. Wij raden dan ook aan om deze verzekering af te sluiten zodra je personeel in dienst neemt.

Een collectieve ongevallenverzekering biedt een compensatie in het geval van overlijden, maar ook als je werknemer blijvend invalide raakt door een ongeval op het werk of tijdens het woon-werkverkeer. Je kan ook kiezen voor een uitgebreide vorm van deze verzekering waar alle ongevallen, 24 uur per dag gedekt zijn. Bespreek de mogelijkheden en opties met je verzekeringsadviseur om tot de beste beslissing te komen.

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt materiële- en letselschade door toedoen van je personeel. Huur je bijvoorbeeld een schilder in die door onvoorzichtigheid of nalatigheid met zijn ladder tegen een grote glasplaat loopt waardoor deze stuk gaat? Of heb je een werkenemer die een kop koffie over zijn laptop gooit? Een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven vangt deze schade op. Let bij het afsluiten van deze verzekering goed op de voorwaarden en bespreek de beste optie met je verzekeringsadviseur.

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering dekt financiële schade die is ontstaan door fouten die gemaakt worden tijdens het uitoefenen van het beroep. Als je werknemer bijvoorbeeld grove rekenfouten maakt tijdens het adviseren van een van jouw klanten, kan je aansprakelijk gesteld worden voor de schade die hieruit voortvloeit. Met een beroepsaansprakelijkheidsverzekering ben je hier voor verzekerd.

Waar moet je op letten bij salarisadministratie?

Zodra je als ondernemer één werknemer in dienst hebt, ben je verplicht om voor de belastingdienst een salarisadministratie bij te houden. Voordat je begint moet je jezelf afvragen of je de salarisadministratie zelf wilt doen of deze wil uitbesteden. Voor beide opties zijn genoeg argumenten te bedenken.

ZZP`ers of ondernemers met een eenmanszaak of BV, die besluiten om personeel in dienst te nemen kiezen er vaak voor om de salarisadministratie uit te besteden. Op deze manier kunnen ze zich volledig op het werk of het ondernemen richten zonder te veel tijd in administratie te steken. Salarisadministratie uitbesteden? Neem dan vrijblijven contact op om de mogelijkheden te bespreken of bekijk onze prijzen.

Mocht je er voor kiezen om de salarisadministratie zelf te doen zorg dan in ieder geval dat je de volgende punten goed op orde hebt:

-Volg de richtlijnen van de belastingdienst betreft het voeren van een loonadministratie. Op de website van de Belastingdienst is veel informatie te vinden over de richtlijnen en regelgeving. Hou de wetswijzigingen ook goed in de gaten!

-Bedenk voor jezelf hoe je de salarisadministratie gaat bijhouden. Ben je bijvoorbeeld al klant bij een Administratiekantoor of Boekhouder? Vraag hun naar de mogelijkheden binnen de pakketten die je al gebruikt. Zo kun je de administratie bijhouden in een loonadministratiepakket of bijvoorbeeld in de cloud met web-based salarissoftware. Een andere goedkope optie is om de administratie zelf aan te leggen in excel of een ander vergelijkbaar programma. Bedenk wel dat dit ontzettend veel tijd kost, en veel kennis van administreren vergt. Fouten zitten in kleine hoekjes en dat is precies wat je niet wil in je loonadministratie.