Het parkeerterrein van je bedrijf barst uit zijn voegen en je wilt de werknemers die dichtbij wonen stimuleren om op de fiets te komen door ze een fiets van de zaak te geven, of je besluit dit jaar flink uit te pakken met kerstpakketten omdat de zaken goed gaan de afgelopen jaren, hoe zit dat belastingtechnisch gezien?

De werkkostenregeling.

Bovenstaande situaties vallen onder de werkkostenregeling, echter zijn hier wel regels aan verbonden. Een werkgever mag per jaar maximaal 1,2% van het totale fiscale loon uitkeren aan zijn personeel. Dit betekend concreet dat een werkgever met een totaal fiscaal loon van € 100.000 per jaar, maximaal € 12.000 onbelast aan zijn personeel mag besteden. Besteed je in totaal meer dan 1,2%? Dan krijg je als werkgever een naheffing van 80% over de kosten die buiten de genoemde 1,2% vallen. Let er dus altijd goed op om binnen dit percentage te blijven. Goed, dat is helder. Maar wat valt er dan precies onder die werkkostenregeling en wat niet? Dat gaan we in dit artikel bespreken. 

 

1.Wat valt er wel onder de werkkostenregeling?

2.Vrijstellingen en nihil-waarderingen binnen de werkkostenregeling.

3.Wat valt er niet onder de werkkostenregeling?

4. Wet en regelgeving.

 

Wat valt er wel onder de werkkostenregeling?

Goed, er is dus een werkkostenregeling die het mogelijk maakt voor werkgevers om hun werknemers voor bepaalde zaken te vergoeden zonder daar belasting over te betalen. Maar wat valt er precies binnen de werkkostenregeling?

Wij hebben de meest voorkomende onderwerpen op een lijstje gezet. Twijfel je of een vergoeding binnen de werkkostenregeling valt? Neem dan altijd contact op met je boekhouder.  

  • Kerstpakketten.
  • Maaltijden in de kantine of op kantoor (Buiten de verplichte lunchbijdrage).
  • Maaltijden bij onregelmatige diensten.
  • Personeelsactiveiten (Bedrijfsuitje, bedrijfslunch etc.).
  • Producten uit eigen bedrijf of korting op producten uit eigen bedrijf.
  • Bedrijfsfitness buiten kantoor (Bootcamp, yoga, groepsfitness).
  • Internet bij werknemer thuis (Minimaal 10% zakelijk gebruik).
  • Werkkleding (Welke ook in vrije tijd gedragen kan worden, officiele bedrijfskleding valt niet onder de werkkostenregeling).
  • Contributie vakbond en personeelsvereniging.
  • Fiets, scooter en dergelijke (Let op, hier gelden aanvullende regels voor).
  • Een werkruimte bij het personeelslid thuis.
  • Apparatuur voor thuis (Welke niet zakelijk noodzakelijk is).

Naast bovenstaande punten zijn er ook nog een aantal zaken die wat extra aandacht verdienen met betrekking tot de werkkostenregeling.

Is een personeelsfeest onbelast?

Als het gaat om een personeelsfeest is het belangrijk of het feest op locatie of op de werkplek (Een locatie in eigendom van het bedrijf) plaatsvind. Als het personeelsfeest plaatsvind op de werkplek dan zijn de kosten voor het feest onbelast, ook als er medewerkers van andere locaties of kantoren op het feest aanwezig zijn. Wordt het personeelsfeest gegeven op een externe locatie? Dan vallen de kosten voor het feest onder loon in natura. Een feest op locatie kun je dus wél onder de werkkostenregeling laten vallen. Let er wel goed op dat je als werkgever niet boven de 1,2% van het totale fiscale loon uitkomt, anders krijg je een naheffing van 80% over de kosten.

Consumpties en maaltijden.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen maaltijden en consumpties. Zo zijn koffie, thee, fruit of overige tussendoortjes consumpties. Eigenlijk alles wat geen deel uitmaakt van de maaltijd is een consumptie, en deze zijn onbelast als ze op de werkplek worden verstrekt. Denk hierbij aan een schaal fruit of blikjes drinken die werknemers mogen pakken. Als je werknemers een vergoeding betaald voor consumpties moet je de vergoeding bij het salaris rekenen.

Maaltijden daarentegen zijn onbelast, onder bepaalde voorwaarden. Als een werknemer bijvoorbeeld een maaltijd nuttigd als hij op zakenreis is of tijdens een zakelijke bespreking gaat lunchen zijn de maaltijden onbelast. Maar ook als een werknemer niet thuis kan eten tussen 17.00 en 20.00 door een koopavond of overwerk, is deze maaltijd onbelast.

Vrijstellingen en nihil-waarderingen binnen de WKR.

De WKR kent enkele uitzonderingen, namelijk de gerichte vrijstellingen en nihil-waarderingen.

 

Gerichte vrijstellingen.

Bij gerichte vrijstellingen gaat het om bijvoorbeeld reiskosten, verblijfskosten tijdens een zakenreis, cursussen of de kosten van een verhuizing. Gereedschappen, computers en overige apparatuur valt ook onder de gerichte vrijstellingen, zolang er voldaan wordt aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit criterium geeft aan dat de vergoedingen of verstrekkingen naar redelijk oordeel noodzakelijk is voor het uitvoeren van de functie van de werknemer. Voor kosten die binnen de gerichte vrijstellingen vallen mag een werkgever zijn werknemers ook een vaste kostenvergoeding geven. Let er wel op dat je als werkgever voldoet aan de volgende twee voorwaarden:

– Je wijst de vergoedingen aan als eindheffingsloon. Als dit niet gebeurd zal de vergoeding of verstrekking als loon worden gezien.

– De vergoedingen of verstrekkingen blijven binnen de gestelde normen.

 

Nihil waarderingen.

Nihil-waarderingen zijn er voor vergoedingen of verstrekkingen die de werknemer op de werkplek gebruikt. Denk hier bijvoorbeeld aan consumpties op de werkplek, werkkleding, een OV-abonnement welke jouw werknemer ook voor het werk gebruikt of voorzieningen in de werkruimte thuis. Zoals je ziet zijn er een aantal zaken die onder de gerichte vrijstellingen maar ook onder de nihil-waarderingen vallen. De Belastingdienst geeft aan dat als een uitzondering onder zowel de gerichte vrijstellingen als de nihil-waarderingen vallen, deze altijd behandelt worden als nihil-waardering.

Wat valt er niet onder de werkkostenregeling?

 

Als je als werkgever de genoemde richtlijnen aanhoudt kan je vaak zelf al invullen wat er wel en niet onder de werkkostenregeling valt. Mocht je toch twijfelen of vragen hebben neem dan contact op met jouw administratiekantoor.

Wet en regelgeving.

De regelgeving rond de WKR is de afgelopen jaren aardig veranderd. Hoewel het er op dit moment niet naar uitziet dat er binnenkort grote wijzigingen in de regelgeving worden aangebracht is het voor ondernemers altijd zaak om er voor te zorgen dat je op de hoogte bent van de laatste wijzigingen betreft de wet en regelgeving. Neem bij twijfel of vragen altijd contact op met jouw administratiekantoor.